En journalist klagede til ombudsmanden over, at der ikke forelå notater i Statsministeriet i en sag, hvor en forfatter igennem en periode fik adgang til ministeriet for at følge statsministeren og skrive en bog om hende.
Ombudsmanden fandt – ud fra de oplysninger, som han modtog fra Statsministeriet – ikke grundlag for at foretage sig mere i forhold til ministeriets eventuelle mundtlige videregivelse af fortrolige oplysninger til forfatteren eller i forhold til spørgsmålet om, hvorvidt ministeriet burde have taget notater om forfatterens tilstedeværelse i ministeriet og adgang til dokumenter mv.
Statsministeriets udtalelser til ombudsmanden var imidlertid på flere punkter behæftet med usikkerheder, formodninger og forbehold. Det gjaldt bl.a. med hensyn til, hvilke møder forfatteren havde deltaget i, og hvilke oplysninger forfatteren havde fået adgang til.
Sagen gav derfor ombudsmanden anledning til mere generelt at bemærke, at det ofte vil være hensigtsmæssigt, at en myndighed – hvis den giver en person uden for den offentlige forvaltning en mere vidtstrakt og længerevarende adgang til myndigheden – gør sig nærmere forudgående overvejelser om, hvilke rammer der skal gælde for den besøgendes tilstedeværelse hos myndigheden, herunder i forhold til adgang til lokaler, møder og oplysninger.
Disse forudgående overvejelser bør efter omstændighederne omfatte behovet for at meddele et tavshedspålæg, ligesom der vil kunne være behov for at overveje retningslinjer til medarbejderne om, hvilke oplysninger de på myndighedens vegne vil kunne meddele den pågældende eller i øvrigt give den pågældende adgang til.
Ombudsmanden udtalte desuden, at det vil bero på de konkrete rammer og forhold, om – og i givet fald i hvilket omfang – der bør gøres notat om overvejelserne og resultatet heraf, og at det samme gælder i relation til konkrete situationer, hvor den pågældende har deltaget i møder mv. eller haft adgang til ikke-offentlig information.
(Sag nr. 22/02448)