Dansk Journalistforbund klagede for journalisten A over Tilsynsrådet for C Amts udtalelse af 18. januar 1993, samt over den tid der var medgået til sagens behandling i tilsynsrådet. I udtalelsen af 18. januar 1993 havde tilsynsrådet ikke fundet tilstrækkeligt grundlag for at fastslå, at K Byråd havde overtrådt lovgivningen ved at afslå A's anmodning om aktindsigt i en sag om K Kommunes ulovlige kopiering af edb-programmer.
Sagens nærmere omstændigheder var følgende:
I begyndelsen af maj 1992 konstaterede B, der er en sammenslutning af producenter af software-programmer, at der i K Kommune (forvaltningen) blev anvendt kopier af forskellige software-programmer, hvorved en række software-producenters rettigheder blev krænket. I den anledning anmodede B fogedretten i D om at nedlægge fogedforbud mod programmernes anvendelse. Fogedsagen blev imidlertid hævet, idet sagen blev forligt udenretligt.
Forligsaftalen blev underskrevet af K Kommune den 27. maj 1992 og af software-producenternes advokat den 3. juni 1992. I forligsaftalen var der bl.a. taget stilling til, hvorledes der skulle forholdes med de ulovlige kopier og med ny-indkøb af computer-software og hardware. Der var endvidere fastsat et kompensationsbeløb, som K Kommune skulle betale til B.
Aftalens pkt. 5 var således lydende:
"...
5) Bortset fra udtalelserne angivet i vedhæftede bilag 2 har parterne aftalt at hemmeligholde vilkårene i nærværende forligsaftale og ikke bringe disse til trediemands kundskab medmindre dette er nødvendigt i forbindelse med gennemførelse og håndhævelse af vilkårene i nærværende forligsaftale.
..."
Den 9. juni 1992 anmodede A fra lokalavisen Sydkysten K Kommune om aktindsigt i "edb-sagen".
Den 10. juni 1992 meddelte forvaltningen afslag og anførte følgende:
"De har via telefax den 09.06.1992 begæret aktindsigt i den netop afsluttede EDB-sag.
I denne anledning beklager man at måtte meddele afslag på begæringen i medfør af § 13 stk. 1 nr. 5 og 6 i offentlighedsloven, idet både hensynet til kommunens egne interesser som til modpartens interesser gør en hemmeligholdelse påkrævet.
Nærværende afgørelse kan påklages til (K) Byråd."
Afgørelsen blev påklaget til byrådet, der i brev af 22. juni 1992 til A afviste klagen med samme begrundelse som i brevet af 10. juni 1992.
I brev af 15. juni 1992 klagede A over afgørelsen til Tilsynsrådet for C. A anførte bl.a. følgende:
"...
(K) Kommune har hele tiden sagt nej til ønsket om at oplyse de økonomiske konsekvenser, som det ses af vedlagte breve. Kommunen har begrundet afvisningen med to undtagelsesbestemmelser i lovgivningen. To bestemmelser, som jeg ikke mener er relevante i den pågældende sammenhæng. Der er tale om, at kommunen har indgået et forlig, og der er med andre ord ikke tale om, at kommunens position kan blive svækket over for en forhandlingsmodpart. Der er i øvrigt ikke redegjort nærmere for, hvilke væsentlige forhold, der kan begrunde en afvisning af aktindsigt.
..."
I brev af 24. august 1992 skrev Tilsynsrådet for C følgende til K Byråd:
"Hoslagt følger to fra henholdsvis "Berlingske Tidende" og "Sydkysten" modtagne klager over (K) kommunes afslag på aktindsigt i en sag vedrørende kopiering af EDB-programmer.
Tilsynsrådet skal i den forbindelse udbede sig en udtalelse, i hvilken forbindelse man skal bede nærmere konkretiseret, hvilke offentlige og private interesser, der efter byrådets opfattelse gør en hemmeligholdelse påkrævet.
Det bedes endvidere oplyst, hvorvidt den uberettigede EDB-kopiering måtte være sket med byrådets og/eller borgmesterens viden. I bekræftende fald udbedes tillige nærmere oplysninger herom.
..."
Den omtalte klage fra Berlingske Tidende var en klage til tilsynsrådet af 14. juli 1992 fra E, der ligeledes havde fået afslag på aktindsigt bl.a. i forliget mellem kommunen og B.
I en udtalelse af 30. september 1992 anførte K Kommune bl.a. følgende:
"...
(K) kommune har indgået forlig i sagen. Forliget er indgået med advokat (F) på vegne af (B). Ifølge forligets pkt. 5, side 5, er det et vilkår, at aftalen holdes hemmelig. Kopi af det endelige forlig vedlægges.
Kravet om, at forliget skal hemmeligholdes, er fremsat af (B), som allerede i sit første udkast til forligsaftale har pkt. 5 om hemmeligholdelse.
..."
Den 5. november 1992 meddelte tilsynsrådet i et enslydende brev til de to klagere, at sagen var optaget på dagsordenen for tilsynsrådets førstkommende møde den 13. januar 1993.
Tilsynsrådets udtalelse blev meddelt klagerne i brev af 18. januar 1993, hvor der bl.a. var anført følgende:
"...
Retten til aktindsigt omfatter - som udgangspunkt - "alle dokumenter, der vedrører sagen", jfr. offentlighedslovens § 5.
Retten til aktindsigt omfatter dog ikke oplysninger om tekniske indretninger eller fremgangsmåder eller om drifts- eller forretningsforhold eller lignende, for så vidt det er af væsentlig økonomisk betydning for den person eller virksomhed, oplysningen angår, at begæringen ikke imødekommes, jfr. lovens § 12, stk. 1, nr. 2.
Retten til aktindsigt kan endvidere begrænses i det omfang, det er nødvendigt til beskyttelse af væsentlige hensyn til det offentliges økonomiske interesser, herunder udførelsen af det offentliges forretningsvirksomhed, jfr. lovens § 13, stk. 1.
Efter det for tilsynsrådet oplyste om baggrunden for det mellem (K) kommune og licenshaverne indgåede retslige forlig og indholdet heraf, er det tilsynsrådets vurdering, at de hovedhensyn, der ligger bag de foran citerede undtagelser fra retten til aktindsigt gør sig gældende i nærværende sag.
Tilsynsrådet finder således, at (K) kommune næppe ville have kunnet opnå den omhandlede forligsordning, såfremt man havde afvist rettighedshavernes betingelse om, at størrelsen af kompensationsbeløbet til rettighedshaverne ikke må offentliggøres.
Ligeledes finder tilsynsrådet, at spørgsmålet om offentliggørelse kan have væsentlig økonomisk betydning for rettighedshaverne, der - ved eventuelle fremtidige tilfælde af tilsvarende karakter - kan bringe sig i en ugunstig forhandlingssituation, såfremt der sker offentliggørelse af forligets indhold.
Tilsynsrådet finder derfor ikke tilstrækkeligt grundlag for at fastslå, at (K) kommune ved at afslå Deres anmodning om aktindsigt i den omhandlede sag har overtrådt lovgivningen.
..."
I klagen til mig af 12. februar 1993 gjorde Dansk Journalistforbund principalt gældende, at der var krav på aktindsigt i hele sagen efter indgåelsen af forliget. Subsidiært gjorde forbundet gældende, at det kun kunne være oplysningen af størrelsen af kompensationsbeløbet, der kunne kræves hemmeligholdt. Vedrørende sagsbehandlingstiden anførte journalistforbundet, at journalisters mulighed for at informere borgerne om aktuelle sager forpasses ved en så lang sagsbehandlingstid.
I udtalelsen til mig af 1. marts 1993 henholdt tilsynsrådet sig til sin udtalelse af 18. januar 1993 og anførte videre følgende:
"...
Det bemærkes dog, at man må finde at udtalelsens side 2, 3. sidste afsnit:
"Tilsynsrådet finder således ..." retteligt burde være formuleret således:
"Tilsynsrådet finder således, at (K) kommune næppe ville have kunnet opnå den omhandlede forligsordning, såfremt man havde afvist rettighedshavernes betingelse om, at vilkårene skulle hemmeligholdes."
For så vidt angår spørgsmålet om delvis aktindsigt i medfør af offentlighedslovens §§ 12, stk. 2, og 13, stk. 2, bemærkes, at det som vilkår for indgåelsen af det retslige forlig var aftalt, at forliget i sin helhed skulle hemmeligholdes, og man er derfor ikke gået ind i en nærmere vurdering af spørgsmålet om delvis aktindsigt.
Med hensyn til sagsbehandlingstiden bemærkes endeligt, at sagen efter dennes modtagelse den 16. juli 1992 sendtes til udtalelse i (K) byråd den 24. august 1992, at tilsynsrådet den 5. oktober 1992 modtog (K) byråds udtalelse af 30. september 1992 (efter tilsynsrådets 3. ordinære møde den 9. september 1992), og at sagen herefter blev behandlet på tilsynsrådets førstkommende møde den 13. januar 1993, jfr. tilsynsrådets skrivelse af 5. november 1992 til klageren."
I brev af 13. april 1993 fremsatte journalistforbundet bemærkninger til udtalelsen og anførte bl.a., at vilkåret om hemmeligholdelse ikke kunnne begrunde afslaget på aktindsigt. Forbundet anfægtede endvidere, at det aftalte kompensationsbeløb i den konkrete sag havde været afhængig af hemmeligholdelsen, samt gjorde gældende, at der i hvert fald måtte være adgang til delvis aktindsigt. Vedrørende sagsbehandlingstiden anførte forbundet, at klagen over afslaget på aktindsigt var en presserende sag, som ikke kunne afvente afholdelse af det næste ordinære møde i tilsynsrådet.
I anledning af min anmodning til Indenrigsministeriet om en udtalelse vedrørende klagen over sagsbehandlingstiden indhentede ministeriet en udtalelse af 12. maj 1993 fra tilsynsrådet, der anførte følgende:
"...
Indenrigsministeriet har herved forespurgt om baggrunden for, at den af (journalist) (A) indgivne klage af 15. juli 1992 først blev sendt til udtalelse i (K) byråd d. 24. august 1992. Hertil skal tilsynsrådet udtale sin beklagelse over den unormalt lange tid, der forløb i denne forbindelse. Man skal dog herved ikke undlade at pege på, at statsamtets journal 1. maj 1992 overgik til EDB-journalisering med en deraf følgende forsinkelse i journaliseringerne i de næste måneder, samt at der var tale om en sommerferieperiode.
For så vidt ministeriet har bedt oplyst, om tilsynsrådet har foretaget skridt over for byrådet med henblik på besvarelse af tilsynsrådets henvendelse under hensyn til tilsynsrådets møde d. 9. september skal man meddele, at dette har man ikke gjort. Når man ikke har følt sig foranlediget hertil, må dette ses i sammenhæng med, at byrådets udtalelse i sagen afgives på grundlag af vedtagelse i et kommunalbestyrelsesmøde, d.v.s., at svar først kan afgives efter sagens forberedelse i administrationen og afholdelse af byrådsmøde. Hertil kommer, at tilsynsrådssekretariatet også skal have tid til at forberede sagen til tilsynsrådet og udsende denne til medlemmerne en uge inden mødet. I denne forbindelse bemærkes, at sekretariatet ikke har anset sagen for så oplagt, at den vil kunne ekspederes forsvarligt til tilsynsrådet i løbet af få dage, samt at sagen ikke alene var et spørgsmål om aktindsigt, men også hvorvidt der var grundlag for at drage byråd og/eller borgmester til ansvar for den skete uberettigede kopiering af EDB-programmer, jfr. tilsynsrådets høringskrivelse af 24. august, hvor der blev spurgt, hvorvidt den uberettigede kopiering af EDB-programmer måtte være sket med byrådets og/eller borgmesters viden.
Endelig har ministeriet bedt oplyst, om det med henblik på en hurtigere afgørelse af klagen har været overvejet at indkalde tilsynsrådet på et tidligere tidspunkt eller at lade sagen behandle af tilsynsrådets formand på rådets vegne, jfr. styrelseslovens § 51. Til det sidste skal bemærkes, at det efter styrelseslovens § 51 er en betingelse for at formanden kan afgøre sager, at disse ikke tåler opsættelse eller ikke giver anledning til tvivl. Det blev ikke på daværende tidspunkt overvejet at lade sagen formandsbehandle, og når sådan overvejelse ikke har fundet sted, kan det forklares med, at sagen ikke synes utvivlsom, og at der ikke forelå omstændigheder, der betingede at sagen ikke tålte opsættelse.
Til spørgsmålet om ekstraordinær indkaldelse af tilsynsrådet skal anføres, jfr. ovenfor, at der ikke syntes at foreligge sådanne særlige omstændigheder, at sagen ikke tålte at vente til rådets januarmøde. Endelig skal henvises til, at tilsynsrådet d. 5. november meddelte klageren, at sagen ville komme til behandling på rådets januarmøde. Dette gav ikke klageren anledning til reaktion over for tilsynsrådet.
Endelig skal for så vidt angår Dansk Journalistforbunds bemærkninger om det urimelige i, at der er 4 måneder mellem tilsynsrådets ordinære møder, oplyses, at mødefrekvensen normalt er 4 årlige møder, men at hyppigheden løbende vurderes i relation til det antal sager, der kan forventes behandlet af rådet på dets kommende møder.
..."
I udtalelsen til mig af 24. maj 1993 udtalte Indenrigsministeriet bl.a. udtalt følgende:
"...
Efter den kommunale styrelseslovs § 61 a fører Indenrigsministeriet tilsyn med, at tilsynsrådene overholder lovgivningen, herunder offentligretlige retsgrundsætninger. Tilsynet omfatter derimod ikke spørgsmål om hensigtsmæssigheden af tilsynsrådenes sagsbehandling, herunder spørgsmål om, hvorvidt sagsbehandlingen - uden at stride mod lovgivningen - er i overensstemmelse med god forvaltningsskik.
Der er ikke i den skrevne lovgivning almindelige regler om offentlige myndigheders sagsbehandlingstid, men der gælder en række uskrevne forvaltningsretlige regler, som navnlig har fundet udtryk i domstolsafgørelser, den forvaltningsretlige litteratur og i det meget store antal udtalelser, der er afgivet af Folketingets Ombudsmand. Der kan herved henvises til Justitsministeriets vejledning om forvaltningsloven, Afsnit XII.
I den kommunale styrelseslovs § 49, stk. 1, er det fastsat, at tilsynsrådet afholder møde, så ofte formanden eller 3 medlemmer finder det fornødent. I lovbemærkningerne til den pågældende bestemmelse er anført følgende:
"Da der må påregnes betydelige forskelle i karaktererne og antallet af de sager, de forskellige tilsynsråd skal behandle, og da antallet af sager for det enkelte råd næppe kan forventes tidsmæssigt at fordele sig jævnt, er der ikke givet bestemmelser om antallet af møder, eller om at møder skal afholdes med bestemte mellemrum."
Efter den kommunale styrelseslovs § 51, stk. 1, kan tilsynsrådets formand på rådets vegne afgøre sager, som ikke tåler opsættelse, eller som ikke giver anledning til tvivl.
Uanset, at der ikke er fastlagt forskrifter for tilsynsrådenes mødehyppighed, følger det af det ovenfor anførte, at tilsynsrådene under hensyn til en sags karakter og afgørelsens betydning kan være forpligtet til at sikre, at en afgørelse træffes særlig hurtigt. En forpligtelse som den nævnte er forudsat i den ovenfor anførte bestemmelse i styrelseslovens § 51, stk. 1.
Den foreliggende tilsynssag vedrører spørgsmålet om lovligheden af (K) Byråds afslag på en i henhold til offentlighedsloven fremsat anmodning om aktindsigt i en sag om kopiering af EDB-programmer.
I henhold til offentlighedslovens § 16, stk. 1, påhviler det vedkommende myndighed snarest at tage stilling til, om en fremsat begæring om aktindsigt kan imødekommes. Har myndigheden ikke inden 10 dage fra modtagelsen af begæringen taget stilling til denne, skal myndigheden efter samme lovs § 16, stk. 2, underrette den begærende om grunden hertil samt om, hvornår en afgørelse kan forventes at foreligge.
På sagsområder, hvor kommunalbestyrelsens afgørelser ikke kan påklages til en overordnet forvaltningsmyndighed, vil spørgsmålet om lovligheden af en kommunalbestyrelses nægtelse af at imødekomme en begæring om aktindsigt kunne behandles af de kommunale tilsynsmyndigheder. En udtalelse fra den kommunale tilsynsmyndighed om, at en kommunalbestyrelses nægtelse af at meddele aktindsigt i et konkret tilfælde har været ulovlig, må antages i praksis at have den virkning, at aktindsigt meddeles.
På denne baggrund og under hensyn til offentlighedslovens krav om en hurtig stillingtagen til begæringen om aktindsigt vil det efter Indenrigsministeriets opfattelse påhvile de kommunale tilsynsmyndigheder at søge sager om aktindsigt behandlet med den efter sagens karakter fornødne hurtighed.
Uanset at behandlingen af den af (journalist) (A) den 15. juli 1992 indgivne klage først blev afsluttet den 13. januar 1993, har Indenrigsministeriet ikke fundet tilstrækkeligt grundlag for at fastslå, at Tilsynsrådet for C Amt har tilsidesat den rådet i henhold til lovgivningen påhvilende forpligtelse til at behandle klagen med fornøden hurtighed.
Ministeriet har herved lagt vægt på det af tilsynsrådet oplyste om baggrunden for den sene høringsekspedition og om grunden til, at der ikke blev fastsat en frist for afgivelsen af byrådets høringssvar. Ministeriet har endvidere ikke fundet, at tilsynsrådet har været forpligtet til at behandle sagen på et ekstraordinært møde, eller at tilsynsrådets formand har været forpligtet til at afgøre sagen på rådets vegne, jf. styrelseslovens § 51, stk. 1.
..."
I en skrivelse til Dansk Journalistforbund udtalte jeg herefter følgende:
"1. Spørgsmålet om aktindsigt.
Efter offentlighedslovens § 4, stk. 1, kan enhver, med de undtagelser, der er nævnt i lovens kapitel 3, forlange at blive gjort bekendt med dokumenter, der er indgået til eller oprettet af en forvaltningsmyndighed.
Offentlighedslovens regler om aktindsigt er præceptive i den forstand, at en offentlig myndighed ikke ved aftale kan afskære offentligheden fra aktindsigt i videre omfang, end der er mulighed for efter lovens undtagelsesbestemmelser.
Tilsynsrådet har fundet, at aktindsigt i forligsaftalen i sin helhed har kunnet afslås såvel af hensyn til (B) som (K) Kommunes interesser under henvisning til offentlighedslovens § 12, stk. 1, nr. 2, og § 13, stk. 1, (nr.5).
Efter § 12, stk. 1, nr. 2, omfatter retten til aktindsigt ikke oplysninger om tekniske indretninger eller fremgangsmåder eller om drifts- eller forretningsforhold eller lignende, for så vidt det er af væsentlig økonomisk betydning for den person eller virksomhed oplysningen angår, at begæringen ikke imødekommes.
Såfremt kun en del af et dokument omfattes af stk. 1, skal den pågældende - efter § 12, stk. 2 - gøres bekendt med dokumentets øvrige indhold.
Efter § 13, stk. 1, nr. 5, kan retten til aktindsigt begrænses i det omfang, det er nødvendigt til beskyttelse af væsentlige hensyn til det offentliges økonomiske interesser, herunder udførelsen af det offentliges forretningsvirksomhed.
Såfremt hensyn, som nævnt i § 13, stk. 1, kun gør sig gældende for en del af et dokument, skal den pågældende - efter § 13, stk. 2 - gøres bekendt med dokumentets øvrige indhold.
Anvendelse af bestemmelserne i § 12, stk. 1, nr. 2, og § 13, stk. 1, nr. 5, forudsætter, at der efter en konkret vurdering er en nærliggende fare for, at meddelelse af aktindsigt vil medføre en økonomisk skadevirkning af betydning.
- A) Hensynet til kommunens økonomiske interesser - offentlighedslovens § 13, stk. 1, nr. 5.
Tilsynsrådet har henvist til, at hemmeligholdelse af forligsvilkårene var aftalt, og at (K) Kommune næppe ville have kunnet opnå det omhandlede forlig uden vilkåret om hemmeligholdelse.
Jeg må forstå det, tilsynsrådet har anført, således, at der efter rådets opfattelse er en formodning for, enten at der ikke kunne have været opnået et udenretligt forlig, eller at et forlig var blevet mere ugunstigt for kommunen, såfremt kommunen ikke havde accepteret hemmeligholdelsesklausulen.
Det skal hertil for det første bemærkes - jf. det jeg har anført ovenfor om aktindsigtsbestemmelsernes ufravigelighed - at vilkåret om hemmeligholdelse ikke i sig selv kan begrunde et afslag på aktindsigt i forliget.
For at godtgøre, at der er grundlag for at anvende bestemmelsen i offentlighedslovens § 13, stk. 1, nr. 5, må der således - som nævnt ovenfor - ske en konkretisering og sandsynliggørelse af den økonomiske skaderisiko, kommunen kan tænkes at have haft ved ikke at tiltræde hemmeligholdelsesvilkåret.
Det, tilsynsrådet har anført til støtte for, at undtagelsesbestemmelsen i § 13, stk. 1, nr. 5, har kunnet anvendes, er efter min opfattelse ikke tilstrækkeligt til, at disse betingelser er opfyldt. Jeg finder det derfor ikke - på baggrund af det, tilsynsrådet har anført - godtgjort, at der har foreligget sådanne væsentlige hensyn til kommunens økonomiske interesser, at aktindsigt i forliget har kunnet nægtes, hverken helt eller delvist.
Det skal særligt bemærkes, at det er almindeligt antaget, at reglerne om offentlighed i forvaltningen bl.a. har til formål at give borgerne og pressen mulighed for at føre kontrol med forvaltningen, og reglerne yder dermed en vis garanti for lovligheden og rigtigheden af det, der foregår i forvaltningen. Der kan i den forbindelse henvises til udtalelsen fra offentlighedskommissionen i betænkning nr. 325/1963, s. 42, der er gengivet s. 55 i betænkning nr. 857/1978 om offentlighedslovens revision, der ligger til grund for offentlighedsloven samt til Eilschou Holm i Ugeskrift for Retsvæsen 1970 B, s. 146.
- B) Hensynet til (B's) økonomiske interesser - offentlighedslovens § 12, stk. 1, nr. 1.
Tilsynsrådet har fundet, at spørgsmålet om offentliggørelse kan have væsentlig økonomisk betydning for rettighedshaverne. Rådet har henvist til, at disse - ved eventuelle fremtidige tilfælde af tilsvarende karakter - kan bringe sig i en ugunstig forhandlingssituation, såfremt der sker offentliggørelse af forligets indhold.
På tilsvarende måde som ved lovens § 13, stk. 1, nr. 5, forudsætter anvendelsen af § 12, stk. 1, at det nærmere konkretiseres, på hvilken måde offentliggørelsen kan medføre risiko for betydelig økonomisk skade, og at en sådan risiko kan sandsynliggøres.
Efter min opfattelse er det, tilsynsrådet har anført, ikke tilstrækkeligt som grundlag for at anvende bestemmelsen. Det er muligt, at dele af forligets indhold (oplysningerne om den økonomiske kompensation) kan undtages fra aktindsigt af hensyn til (B's) økonomiske interesser, men i så fald må der kræves den nævnte konkretisering og sandsynliggørelse af tabsrisikoen.
Jeg har gjort tilsynsrådet bekendt med min opfattelse og henstillet, at man genoptager aktindsigtsspørgsmålet til fornyet overvejelse på baggrund af det, jeg har anført, og afgiver en ny udtalelse vedrørende journalistforbundets klage over kommunens afslag.
- Tilsynsrådets sagsbehandlingstid.
Efter § 16, stk. 1, i lov nr. 572 af 19. december 1985 om offentlighed i forvaltningen (offentlighedsloven) skal vedkommende myndighed snarest afgøre, om en begæring om aktindsigt kan imødekommes.
I forarbejderne til bestemmelserne er bl.a. anført (Folketingstidende 1985/86, till. A, sp. 233): "Efter bestemmelsen i stk. 1 skal sager om aktindsigt afgøres "snarest". Denne ændring i forhold til formuleringen af den tilsvarende bestemmelse i den gældende offentlighedslov § 8, stk. 2, tilsigter at fremhæve, at sager om aktindsigt skal behandles med særlig hurtighed.
..."
Bestemmelserne i offentlighedslovens § 16 omfatter ikke de tilfælde, hvor et afslag på en anmodning om aktindsigt indbringes for en klageinstans eller for en kommunal tilsynsmyndighed. Som også anført af Indenrigsministeriet i udtalelsen af 24. maj 1993 må offentlighedslovens krav om en hurtig behandling af en begæring om aktindsigt imidlertid indebære, at det påhviler klageinstanser og kommunale tilsynsmyndigheder at søge sager vedrørende klager over afslag på aktindsigt behandlet med den fornødne hurtighed.
I denne sag gik der ca. 6 måneder, fra klagen blev modtaget i tilsynsrådet den 16. juli 1992, og til tilsynsrådet meddelte sin afgørelse i brev af 18. januar 1993.
For så vidt angår perioden fra på godt 5 uger, fra tilsynsrådet modtog klagen, til den blev sendt til udtalelse i byrådet den 24. august 1992, har tilsynsrådet under min behandling af sagen udtalt sin beklagelse over den lange tid, der medgik. Tilsynsrådet har henvist til, at man den 1. maj 1992 var overgået til EDB- journalisering med deraf følgende forsinkelser i journaliseringerne, og til at der var tale om en sommerferieperiode. Konsekvensen af den sene høringsekspedition var, at sagen ikke kunne behandles på et planlagt tilsynsrådsmøde den 9. september 1992, men blev udsat til et tilsynsrådsmøde den 13. januar 1993.
I udtalelsen af 12. maj 1993 til Indenrigsministeriet har tilsynsrådet herom anført, at man ikke har fundet anledning til ekstraordinær indkaldelse af tilsynsrådet eller til at lade sagen afgøre af formanden. Tilsynsrådet har henvist til, "at der ikke syntes at foreligge sådanne særlige omstændigheder, at sagen ikke tålte at vente til rådets januarmøde".
Lov om kommunernes styrelse indeholder i § 49 bl.a. følgende bestemmelser om tilsynsrådets møder:
"Tilsynsrådet afholder møde, så ofte formanden eller 3 medlemmer finder det fornødent.
Stk. 2. Formanden bestemmer tid og sted for møderne og indkalder medlemmerne.
Stk. 3. Formanden giver forinden møderne i videst muligt omfang medlemmerne underretning om, hvilke sager der vil komme til behandling på mødet."
Lovens § 51, stk. 1 - om formandsbehandling - er sålydende:
"Formanden sørger for udførelsen af tilsynsrådets beslutninger. Formanden kan på rådets vegne afgøre sager, som ikke tåler opsættelse eller ikke giver anledning til tvivl."
Bemærkningerne til bestemmelsen i § 49, stk. 1, er gengivet i Indenrigsministeriets udtalelse af 24. maj, jf. ovenfor, ...
Det fremgår af bestemmelsen og bemærkningerne hertil, at der (bevidst) ikke er fastsat bestemmelser om afholdelse af i forvejen fastlagte tilsynsrådsmøder (f.eks. kvartalsvis).
Der er utvivlsomt praktiske fordele ved en ordning med "ordinære" møder - en ordning, der dog samtidig indebærer, at møder, der afholdes uden for de fastlagte terminer, får karakteren af "ekstraordinære" møder.
Dette giver mig anledning til at bemærke, at der kan være den risiko forbundet med ordningen, at der kun i ganske særlige (ekstraordinære) tilfælde afholdes møder uden for de almindelige terminer. Herved kan den fleksibilitet vedrørende afholdelse af tilsynsrådsmøder, som bestemmelsen i kommunestyrelseslovens § 49, stk. 1, lægger op til, blive tilsidesat. Jeg må imidlertid forstå det, tilsynsrådet har anført i sidste afsnit i udtalelsen af 12. maj 1993 (se ovenfor s. ...) således, at rådet er opmærksom på dette forhold.
I det foreliggende tilfælde må jeg være enig med journalistforbundet i, at sagsbehandlingstiden - i betragtning af, at der var tale om en klage over afslag på aktindsigt - forekommer utilfredsstillende lang. Jeg er således enig med tilsynsrådet i det beklagelige i den lange tid der gik, før klagen blev sendt til høring. Derudover finder jeg dog ikke at have tilstrækkeligt grundlag for kritik af den tid, der i øvrigt medgik til sagens behandling, herunder at tilsynsrådet i den konkrete sag lod afgørelsen afvente rådets januarmøde.
Jeg finder endvidere ikke grundlag for at kritisere, at rådets formand ikke afgjorde sagen efter bestemmelsen i kommunestyrelseslovens § 51, stk. 1.
Jeg har bedt tilsynsrådet om at underrette mig om, hvad man vil foretage sig i anledning af det, jeg har anført om aktindsigtsspørgsmålet."
I brev af 16. marts 1994 meddelte tilsynsrådet mig, at rådet havde behandlet sagen igen og udtalt, at K Kommune efter rådets opfattelse var forpligtet til at imødekomme anmodningen om aktindsigt i medfør af offentlighedslovens § 4, stk. 1.
Jeg foretog herefter ikke mere i sagen.