1. Oversigt
I dette overblik beskrives, hvilke spørgsmål og sagsskridt en myndighed i praksis bør være opmærksom på, når den modtager en anmodning om aktindsigt efter offentlighedsloven og skal fastlægge (afgrænse), hvilke sager, dokumenter og oplysninger aktindsigtsanmodningen omfatter.
Overblikket handler derimod ikke om, i hvilke tilfælde sager, dokumenter og oplysninger eventuelt kan undtages fra aktindsigt.
I overblikkets afsnit 2 behandles de indholdsmæssige krav til aktindsigtsanmodninger. Disse krav har bl.a. til formål at hjælpe myndigheden til at kunne forstå og afgrænse, hvad ansøgeren ønsker aktindsigt i.
Hvis de indholdsmæssige krav til anmodningen ikke er opfyldt, bør myndigheden vejlede og eventuelt gå i dialog med ansøgeren om, hvad der skal til, for at myndigheden kan behandle anmodningen. Der kan også være grund til at vejlede eller gå i dialog, hvis der i øvrigt er tvivl om, hvordan anmodningen skal forstås og afgrænses. Reglerne om vejledning og dialog behandles i afsnit 3.
I afsnit 4 behandles kravene til en myndigheds beskrivelse af, hvordan myndigheden har forstået og afgrænset anmodningen, samt visse andre spørgsmål om behandlingen af aktindsigtsanmodninger.
Om vejledning og dialog i forbindelse med ressourcekrævende aktindsigtsanmodninger henvises også til overblik #15 om ressourcebetragtninger i aktindsigtssager.
2. Hvad skal en anmodning om aktindsigt indeholde?
En aktindsigtssag indledes ved en anmodning om at se en myndigheds dokumenter om en sag eller et emne. Der stilles ikke efter offentlighedsloven nogen formkrav til en anmodning om aktindsigt, ligesom der ikke stilles noget krav om, at der gives en begrundelse for anmodningen.
En anmodning om aktindsigt skal imidlertid
- indeholde de oplysninger, som er nødvendige for, at myndigheden kan identificere den sag eller de dokumenter, der ønskes aktindsigt i (det såkaldte ”objektive identifikationskrav”), og
- angive det tema, som sagen eller dokumentet vedrører (”temakravet”).
Det følger af offentlighedslovens § 9, stk. 1, nr. 1 og 2.
Det objektive identifikationskrav indebærer, at det i det konkrete tilfælde – bl.a. ved anvendelse af myndighedens journalsystem – skal være muligt for myndigheden på grundlag af de foreliggende oplysninger at finde de relevante sager eller dokumenter frem. Myndigheden kan ikke kræve f.eks., at ansøgeren angiver sagens journalnummer eller ved, hvilken sag et dokument er tilknyttet.
Eksempelvis vil en anmodning om aktindsigt i Finanstilsynets sager og dokumenter om penge ikke opfylde det objektive identifikationskrav, da det ud fra anmodningen ikke er muligt at vide, hvilke sager eller dokumenter ansøgeren ønsker aktindsigt i.