Det er ikke et krav, at oplysningerne eller vurderingerne noteres på et særskilt ark. Noteringerne kan således foretages blandt de løbende tilførsler på et referatark, konceptark eller i en behandlingsjournal. Det er dog afgørende, at det efterfølgende er muligt at finde noteringerne, bl.a. med henblik på at der eventuelt kan meddeles aktindsigt i dem.
Notatet skal journaliseres på den sag, som det angår. Journaliseringspligten omfatter interne dokumenter i endelig form.
Overblik #7 om journalisering
4. Væsentlige sagsekspeditionsskridt
En myndighed skal i afgørelsessager snarest muligt tage notat om væsentlige sagsekspeditionsskridt, der ikke allerede fremgår af sagens dokumenter. Det følger af offentlighedslovens § 13, stk. 2.
Notatpligten efter § 13, stk. 2, indtræder, når et sagsekspeditionsskridt opfylder følgende betingelser:
- Det foretages i en afgørelsessag.
- Det er væsentligt.
- Det fremgår ikke allerede af sagens dokumenter.
Med hensyn til betingelsen om, at sagsekspeditionsskridtet foretages i en afgørelsessag, se afsnit 3.1.
Det er ikke muligt generelt at fastlægge, hvornår et sagsekspeditionsskridt i en afgørelsessag skal betragtes som væsentligt, og det må således bero på en konkret vurdering i det enkelte tilfælde.
Vurderingen af et sagsekspeditionsskridts væsentlighed skal foretages på det tidspunkt, hvor skridtet tages. En myndighed bør dog tage notat om et sagsekspeditionsskridt, hvis der er rimelig tvivl om, hvorvidt det kan betragtes som væsentligt.
Som eksempler på sagsekspeditionsskridt, der i almindelighed må betragtes som væsentlige og derfor skal noteres, kan nævnes tilfælde, hvor en myndighed meddeler en afgørelse mundtligt, eller hvor en myndighed mundtligt meddeler en aktindsigtssøgende, at afgørelsen først kan forventes truffet efter udløbet af lovens sagsbehandlingsfrist på 7 arbejdsdage.
Et andet eksempel fremgår af FOB 1992.40, hvor en borger i en telefonsamtale blev stillet en bestemt retsstilling i udsigt. Ombudsmanden udtalte, at dette var et væsentligt sagsbehandlingsskridt, og at der skulle være taget notat om telefonsamtalens indhold.
Notatpligten efter § 13, stk. 2, gælder – i lighed med pligten efter stk. 1 – alene, hvis det væsentlige sagsekspeditionsskridt ikke allerede fremgår af sagens dokumenter, ligesom noteringen skal foretages, snarest muligt efter at det pågældende skridt er taget.
Om krav til notatet, se afsnit 3.7.