Efterfølgende partshøring eller klagevejledning kan ikke gøre det ud for partshøring efter forvaltningslovens § 19, stk. 1. Se bl.a. ombudsmandens udtalelse i sagen gengivet i FOB 2001.588.
5.2. Tidspunktet for partshøring
Forvaltningsloven indeholder ingen regler om, hvornår en partshøring skal iværksættes. Det beror på en konkret vurdering, herunder af den enkelte sags karakter og omfang.
Det er dog givet, at parten skal have lejlighed til at udtale sig, inden der træffes afgørelse. Det gælder både med hensyn til myndighedens interne beslutningsproces og de tilkendegivelser, myndigheden fremkommer med udadtil.
Ved afgørelsen af, på hvilket tidspunkt i sagen en partshøring skal foretages, er det på den ene side nødvendigt, at myndigheden har det fornødne overblik over sagen til at kunne tage stilling til, hvilke oplysninger parten skal høres over. På den anden side er det afgørende, at parten inddrages, før der træffes afgørelse i sagen, og dermed på et tidspunkt hvor høringsbidraget reelt kan indgå i myndighedens sagsoplysning, herunder også hvis udtalelsen fra parten gør det nødvendigt at foretage yderligere undersøgelser. Samtidig må det kræves, at partshøringen foregår i en vis tidsmæssig tilknytning til den afgørelse, der udløser partshøringspligten.
En løbende fremsendelse til parten af sagens akter kan ikke gøre det ud for partshøring, og det bør også i øvrigt undgås at foretage flere høringer, hvis oplysningerne lige så godt kan samles i én høringsskrivelse.
Myndigheden vil skulle afvente høringssvaret (eller udløbet af høringsfristen), inden der træffes afgørelse, og vil skulle forholde sig til de oplysninger og indsigelser, som parten måtte komme med.
5.3. Tidsfrister ved partshøring
Det følger af forvaltningslovens § 19, stk. 1, at myndigheden i forbindelse med partshøring kan fastsætte en frist for, hvornår parten skal afgive en udtalelse. Ved fastsættelse af fristen bør der gives parten rimelig tid til at sætte sig ind i oplysningerne og overveje udtalelsens form og indhold. Der bør i den forbindelse tages hensyn til omfanget af oplysningerne og til sagens eller oplysningernes karakter, herunder om parten tidligere har haft lejlighed til at udtale sig om andre dele af sagen, samt om parten vil kunne have interesse i at lade en sagkyndig vurdere sagen og medvirke ved udformningen af udtalelsen. Samtidig bør der også tages hensyn til andre private eller offentlige interesser, herunder navnlig andre parters interesse i en hurtig behandling af sagen.
Hvis parten anmoder om at få fristen forlænget, bør en sådan anmodning normalt imødekommes, medmindre det vil være væsentligt i strid med de hensyn, der lå til grund for fastsættelsen af fristen.
Det bør oplyses til parten, at myndigheden er berettiget til at træffe afgørelse uden at afvente partens svar, hvis fristen overskrides.
6. Typiske fejl
Eksempler på typiske fejl i forbindelse med partshøring:
- Myndigheden er ikke opmærksom på reglerne om partshøring.
- Myndigheden overser, at den træffer en afgørelse, eller at en borger er part i sagen, og at der derfor eventuelt er pligt til at partshøre.
- Myndigheden er underlagt et stort tidspres, eller sagsområdet er under omlægning, og partshøring overses.
- Myndigheden partshører ikke, fordi parten allerede kender oplysningerne (men parten ved ikke, at oplysningerne bliver brugt i sagen).
- Myndigheden sender akterne i en sag til parten, men glemmer at præcisere, at der er tale om en partshøring, eller fremsender samtlige akter i en større sag til parten uden at præcisere, hvad der har betydning for afgørelsen og er til ugunst for parten.
Det er vigtigt, at myndighederne har en aktiv opmærksomhed på de forvaltningsretlige regler og løbende fokus på medarbejdernes bevidsthed og viden om reglerne. Hvis partshøring er fast indarbejdet i myndighedens sagsproces, sker der færre fejl.
Dér, hvor der sker fejl, er bl.a., hvor myndigheden – som i sagen FOB 2015-19 – ikke er bevidst om, at der er tale om en afgørelse i forvaltningslovens forstand. Fejl kan tilsvarende ske i tilfælde, hvor det ikke er oplagt for myndigheden, at der skal partshøres – eksempelvis fordi man ikke er opmærksom på, at en borger er part i sagen. Eksempler herpå er sagerne FOB 1999.457 og FOB 2007.437, som begge er omtalt ovenfor. Desuden sker der helt generelt oftere fejl i situationer, hvor sagen eller myndigheden er underlagt et stort tidspres, eller hvor myndigheden eller et sagsområde er under omlægning. Se FOB 2015-39, som er omtalt indledningsvist, og nedenstående eksempel.