Overblik #16

Aktindsigt i navne på medarbejdere

En borger vil typisk uden videre få oplyst navnene på de medarbejdere, som borgeren kommer i kontakt med hos myndighederne.

Journalister vil også i langt de fleste tilfælde få aktindsigt i navne på medarbejdere, hvis de beder om det.

Af og til kan myndigheden dog have et ønske om at tilbageholde navnet på en medarbejder. Det kan f.eks. være, fordi myndigheden frygter, at medarbejderen vil blive chikaneret eller vil blive omtalt negativt i pressen på grund af sin involvering i en sag.

Men navne på offentligt ansatte kan som udgangspunkt ikke tilbageholdes. Offentligheden skal således bl.a. have mulighed for at kontrollere, om en medarbejder i en sag er inhabil.

Senest opdateret 23. marts 2022.
Oversigt over opdateringer findes i bunden af overblikket.

Stor medieinteresse kunne ikke begrunde afslag på aktindsigt i navne 

En journalist havde bedt et ministerium om aktindsigt i navne på medarbejdere i ministeriets kontor for puljestyring, der havde behandlet tre bestemte projekter. Journalisten ønskede at kontrollere de ansattes habilitet. 

Ministeriet afviste at udlevere navnene og henviste bl.a. til, at den såkaldte Zornig-sag havde medført stor mediemæssig fokus på ministeriets administration af puljer, og at en souschefs navn i den forbindelse havde været nævnt i en artikel, som var blevet bragt i flere medier. Som artiklen var formuleret kunne læseren få det indtryk, at souschefen havde været involveret i og haft en selvstændig rolle i det påståede aftalte spil. Det havde skabt en utryghed og usikkerhed blandt ministeriets medarbejdere, som offentligt ansatte under kontorchefniveau efter ministeriets opfattelse ikke skulle tåle. 

Sagen indeholdt ingen oplysninger om, at journalisten havde som mål at forfølge eller på anden måde genere ministeriets ansatte. Ministeriets afslag måtte derfor forstås sådan, at det – i lyset af den såkaldte Zornig-sag – alene byggede på en generel vurdering af risikoen for, at de ansatte kunne blive omtalt i medierne på en måde, som kunne opleves som krænkende. 

En vurdering af denne – helt generelle – karakter kunne ikke give grundlag for afslag på aktindsigt. Det er netop lovens klare og grundlæggende udgangspunkt, at der er adgang til aktindsigt i navnene på offentligt ansatte, og at der kun kan gøres undtagelse under særlige omstændigheder og efter en helt konkret vurdering. 

Ombudsmanden bemærkede i øvrigt, at formålet med journalistens aktindsigtsanmodning var at undersøge eventuelle habilitetsspørgsmål i forbindelse med ministeriets tildeling af tilskud, hvilket kan siges at ligge i kernen af offentlighedslovens grundlæggende formål. 

Ombudsmanden havde stor forståelse for, at det kan være en alvorlig belastning for offentligt ansatte uretmæssigt at blive beskyldt for ”urent trav” i offentligheden. Svaret på det problem er imidlertid ikke at hemmeligholde identiteten på medarbejdere, der nu engang er ansvarlige eller medansvarlige for den pågældende sag. Det vil i stedet navnlig være en ledelsesmæssig opgave for myndigheden at imødegå og korrigere sådanne beskyldninger.

FOB 2014-18

1. Oversigt

Enhver har mulighed for at søge aktindsigt i navne på medarbejdere hos myndighederne.

Afsnit 2 indeholder nogle generelle og tværgående betragtninger om adgangen til aktindsigt i navne på medarbejdere.

Offentlighedens adgang til aktindsigt efter offentlighedslovens almindelige regler om aktindsigt, som gælder for ”enhver”, er beskrevet i afsnit 3.

Afsnit 4 omhandler aktindsigt for parter i afgørelsessager efter forvaltningsloven.

Offentlighedslovens regel om egenacces, som gælder for borgere, hvis personlige forhold er omtalt i en sag, er nærmere gennemgået i afsnit 5.

2. Generelt om aktindsigt i navne på medarbejdere

Som hovedregel har en myndighed pligt til at imødekomme en anmodning om aktindsigt i medarbejdernes navne.

Det gælder, både når anmodningen skal behandles efter reglerne om aktindsigt i offentlighedsloven, og når anmodningen skal behandles efter reglerne om partsaktindsigt i forvaltningsloven eller efter offentlighedslovens særlige regel om egenacces.

2.1. Navne på eksterne konsulenter mv.

Det er ikke kun navne på myndighedens ansatte, som sagsparter mv. kan være interesserede i at få oplyst. 

Også oplysninger om navne på eksterne konsulenter mv., som myndigheden har antaget til at medvirke ved behandlingen af en sag, kan der være ønske om at få aktindsigt i.

I FOB 2015-20, der handlede om Dansk Bibliotekscenter, ønskede en forfatter, som havde indsendt en roman til vurdering, at få oplyst både navnet på den person, som var sagsbehandler på sagen, og som var ansat hos Dansk Bibliotekscenter, og navnet på den eksterne konsulent, der var antaget af Dansk Bibliotekscenter til at lave den indledende vurdering i sagen. Ombudsmanden mente, at forfatteren skulle have indsigt i navnet på såvel den ansatte som den eksterne konsulent, der havde medvirket til sagens behandling (sagen er omtalt nærmere under afsnit 5).

2.2. Navnet fremgår af et internt arbejdsdokument

Interne arbejdsdokumenter er undtaget fra aktindsigt i medfør af offentlighedslovens § 23.

Selv om et internt dokument kan undtages fra aktindsigt, skal der – efter offentlighedslovens almindelige regler – gives aktindsigt i oplysninger om en sags faktiske grundlag, i det omfang oplysningerne er ”relevante for sagen”. Det følger af lovens § 28, stk. 1.

Hvis oplysningen om navnet på medarbejderen alene fremgår af et internt dokument, og hvis oplysningen er relevant for sagen, vil oplysningen således skulle udleveres (ekstraheres) – medmindre en undtagelsesbestemmelse i offentlighedsloven kan begrunde afslag på aktindsigt.

Vurderingen af, om navnet er ekstraheringspligtigt efter offentlighedsloven, vil bl.a. afhænge af, hvad der nærmere skal forstås ved ”sagen” i § 28, stk. 1. Dette spørgsmål er i denne sammenhæng ikke nærmere afklaret i praksis.

Se i øvrigt fra praksis FOB 1996.122 (omtalt under afsnit 3.2), hvor en tidligere psykiatrisk patient ville havde udleveret navne på to sygeplejersker, som hun ønskede at indkalde som vidner i en sag anlagt mod tre læger, og hvor navnene alene fremgik af interne vagtplaner. Ombudsmanden mente i den sag, at der var tale om ekstraheringspligtige oplysninger.

Også forvaltningslovens regler om partsaktindsigt fastsætter i § 12, at interne dokumenter er undtaget fra aktindsigt. Retten til aktindsigt omfatter imidlertid oplysninger om en sags faktiske grundlag, i det omfang oplysningerne er ”relevante for sagens afgørelse”. Det følger af forvaltningslovens § 14 a.

I FOB 2010 12-1 (omtalt under afsnit 4) fremgik navnene på to såkaldte forbehandlere alene af den interne forberedelse af ansøgningssagen. Ombudsmanden mente, at der var tale om ekstraheringspligtige oplysninger.

3. Offentlighedens adgang til aktindsigt

3.1. Aktindsigt efter offentlighedsloven

Offentlighedsloven fastsætter i § 21 særlige regler om aktindsigt i de offentligt ansattes personalesager.

Sager om ansættelse og forfremmelse i det offentliges tjeneste er efter bestemmelsens stk. 1 generelt undtaget fra aktindsigt.

Andre sager om enkeltpersoners ansættelsesforhold i det offentlige – dvs. de almindelige personalesager, der normalt oprettes ved en medarbejders tiltræden, og de konkrete personalesager om f.eks. suspension og afskedigelse eller klagesager om den ansattes adfærd – er som hovedregel heller ikke omfattet af retten til aktindsigt. Det fremgår af bestemmelsens stk. 2.

Det gælder imidlertid ikke i forhold til aktindsigt i bl.a. de ansattes navne. Efter bestemmelsen i § 21, stk. 3, er der således ret til indsigt i oplysninger om en offentligt ansats navn (og andre konkret opregnede oplysninger) ”i overensstemmelse med lovens almindelige regler”. Det indebærer bl.a., at lovens almindelige undtagelsesbestemmelser finder anvendelse, men udgangspunktet vil være, at navnet på den ansatte skal udleveres.

Som et eksempel på en sag, hvor anmodningen om aktindsigt i medarbejdernes navne blev behandlet som en anmodning om aktindsigt i deres personalesager, kan nævnes Ugeskrift for Retsvæsen 2004.1212 Ø, hvor en borger havde bedt et ministerium om aktindsigt i navnene på to medarbejdere, som han kunne se fra sin lejlighed (sagen er omtalt under afsnit 3.2).

Også FOB 2016-47 kan nævnes, hvor en journalist havde bedt nogle kommuner om dataudtræk fra deres lønsystemer af oplysninger om bl.a. navne på en række ansatte. Kommunerne og Statsforvaltningen mente, at det ville være nødvendigt at høre alle medarbejderne for at sikre sig, at der ikke blev udleveret fortrolige oplysninger. Det var ombudsmanden enig i, da oplysninger om f.eks. en ansats navn efter omstændighederne skulle undtages, hvis der var grund til at tro, at oplysningen ville blive brugt til ulovlig forfølgelse af medarbejderen. En høring ville være meget ressourcekrævende, og det var derfor berettiget, at kommunerne havde afslået dataudtræk, da det ikke ville kunne foretages ved ”få og enkle kommandoer” efter offentlighedslovens § 11.

Oftest vil anmodninger om aktindsigt i medarbejderes navne dog ikke være møntet på en konkret personalesag, men derimod være fremsat som en anmodning om aktindsigt i en anden type sag, som medarbejderen har været med til at behandle, og som medarbejderens navn eller initialer derfor optræder i.

Det var f.eks. tilfældet i FOB 2014-18, hvor en journalist bad et ministerium om aktindsigt i navne på medarbejdere, der havde behandlet tre nærmere bestemte projekter (sagen er omtalt i indledningen).

I disse tilfælde vil spørgsmålet om aktindsigt skulle vurderes direkte efter offentlighedslovens almindelige regler og ikke via offentlighedslovens § 21, da der ikke er tale om en personalesag.

Sammenfattende gælder således, at uanset om det er en personalesag eller en anden type sag, der indeholder navnet, skal spørgsmålet om aktindsigt afgøres efter offentlighedslovens almindelige regler, og udgangspunktet vil være, at navnet skal udleveres.

3.2. Retsstridigt formål, chikane mv. som begrundelse for afslag

At der skal meddeles aktindsigt i medarbejderes navne efter offentlighedslovens almindelige regler, betyder bl.a., at offentlighedslovens undtagelsesbestemmelser finder anvendelse. 

Offentlighedsloven indeholder bl.a. en bestemmelse i § 9, stk. 2, nr. 2, hvorefter en anmodning om aktindsigt kan afslås, i det omfang ”anmodningen må antages at skulle tjene et retsstridigt formål el. lign.”.

Bestemmelsen vil efter omstændighederne kunne anvendes til at afslå aktindsigt i navne på offentligt ansatte.

Der skal dog være tale om klare tilfælde af misbrug, for at bestemmelsen kan anvendes.

Med udtrykket ”el. lign.” sigtes der til den form for intimidering, som ikke med sikkerhed kan karakteriseres som retsstridig, men som offentligt ansatte ikke bør tåle.

Bestemmelsen vil bl.a. kunne anvendes, hvis en anmodning om aktindsigt har til formål at forfølge eller på lignende måde genere myndighedens ansatte (chikane).

Det er som udgangspunkt myndigheden, der har bevisbyrden for, at en aktindsigtsanmodning må antages at skulle tjene et retsstridigt formål e.l. Myndigheden må tage udgangspunkt i de konkrete omstændigheder ved anmodningen. Det kan f.eks. indgå, om ansøgeren selv har givet udtryk for, at anmodningen fremsættes med det formål at genere eller forfølge en person mv., ligesom der kan lægges vægt på, om ansøgeren tidligere har benyttet oplysninger, som han eller hun har fået aktindsigt i, til at begå retsstridige forhold.

Der kan desuden lægges vægt på, om ansøgeren ved møder eller telefonisk har optrådt truende.

En borger var utilfreds med den vejledning, han havde fået ved en dansk repræsentation i et andet land. I sin klage til Udenrigsministeriet bad han om at få oplyst navnet på den lokalt ansatte medarbejder, der havde ekspederet ham. Ministeriet afviste anmodningen, da ministeriet vurderede, at det kunne bringe medarbejderen i de lokale myndigheders søgelys, hvilket kunne få negative følger for medarbejderen og hendes familie.

Ministeriet lagde bl.a. vægt på borgerens opførsel på repræsentationen, hvor han var ophidset og bankede på glasruden, og hvor medarbejderne opfattede ham som vred, opfarende og aggressiv.  Ministeriet mente, at der var en ”ikke ubetydelig” risiko for, han ville bruge indsigt i navnet på medarbejderen til at forfølge eller genere hende, og at det ville ske ved, at han henvendte sig til myndighederne i det pågældende land. Men der var ingen konkrete oplysninger i sagen, der støttede den opfattelse – borgeren selv havde blot oplyst, at han ville vide, hvem han ”stod over for”.

Ombudsmanden mente ikke, at ministeriet havde påvist, at anmodningen måtte antages at skulle tjene et retsstridigt formål, herunder at en udlevering af medarbejderens navn ville kunne medføre chikane af medarbejderen.

Ministeriet havde tillige henvist til nogle særlige samfundsmæssige forhold i det pågældende land, herunder at der ikke gælder de samme retssikkerhedsmæssige garantier som i Danmark. I den konkrete sag mente ombudsmanden ikke, at det, ministeriet havde anført om de særlige samfundsmæssige forhold, kunne føre til et afslag, hverken efter offentlighedslovens § 9, stk. 2, nr. 2, eller efter generalklausulen i lovens § 33, nr. 5.  Ombudsmanden henstillede derfor, at ministeriet genoptog sagen. Ministeriet udleverede herefter navnet på medarbejderen til borgeren.

FOB 2016-14

Myndighedens ønske om at undtage navnet på en medarbejder kan også være begrundet i en stor medieinteresse for en sag, som medarbejderen har medvirket til at behandle eller i øvrigt har kendskab til, og hvor der f.eks. er beskyldninger om kritisable forhold ved behandlingen af sagen.

Hvis der i et sådant tilfælde er konkret grundlag for at antage, at udleveringen af navnet skaber risiko for, at f.eks. pressen vil bruge oplysningerne til at kontakte den pågældende på bopælen enten telefonisk eller ved fremmøde for at stille spørgsmål om sagen, har Justitsministeriet antaget, at myndigheden vil kunne afslå at behandle – eventuelt dele af – en anmodning om aktindsigt, der omfatter de pågældende ansattes navne.

Også offentligt ansatte har således ret til respekt for deres privatsfære, og navnlig ansatte, der ikke er i chefstillinger, bør ikke tåle, at pressen henvender sig til dem på deres bopæl i tilfælde som det beskrevne.

Uden for disse tilfælde må det antages, at stor medieinteresse kun helt undtagelsesvist vil kunne begrunde afslag. Det gælder, uanset om myndigheden anvender chikanebestemmelsen i § 9, stk. 2, nr. 2, eller opsamlingsbestemmelsen i § 33, nr. 5, om beskyttelse af væsentlige hensyn til private og offentlige interesser. Det gælder også for medarbejdere, der ikke er i chefstillinger.

FOB 2014-18 (som er omtalt i indledningen til notatet) kan nævnes som et eksempel på, at stor medieinteresse ikke i sig selv kan begrunde afslag på aktindsigt i medarbejdernes navne – heller ikke i navne på medarbejdere under kontorchefniveau. Afslaget var truffet i medfør af offentlighedslovens § 33, nr. 5, af hensyn til medarbejdernes tryghed helt generelt. En vurdering af denne – helt generelle – karakter kunne imidlertid hverken efter offentlighedslovens § 9, stk. 2, nr. 2, eller § 33, nr. 5, give grundlag for afslag på aktindsigt.

Med indførelsen af chikanebestemmelsen i offentlighedslovens § 9, stk. 2, nr. 2 – der trådte i kraft 1. januar 2014 – er der formentlig sket en (lille) udvidelse af adgangen til at meddele afslag på aktindsigt, når der er tale om chikane.

Det er imidlertid fortsat lovens klare og grundlæggende udgangspunkt, at der er adgang til aktindsigt i navnene på ansatte i den offentlige forvaltning. Undtagelse fra dette kan kun gøres under særlige omstændigheder og efter en helt konkret vurdering.

Da chikanebestemmelsen i vidt omfang er en videreførelse af, hvad der allerede fulgte af den tidligere offentlighedslov, vil ældre praksis fortsat kunne tillægges betydning. Dengang skulle hjemlen findes i generalklausulen i offentlighedslovens § 13, stk. 1, nr. 6 (nu § 33, nr. 5).

Det må imidlertid antages, at generalklausulen i § 33, nr. 5, har mistet en væsentlig del af sin betydning i forhold til chikanetilfælde på grund af den særlige regulering i § 9, stk. 2, nr. 2. Bestemmelsen i § 33, nr. 5, er omtalt nærmere under afsnit 3.3.

Fra ældre praksis kan nævnes følgende sager:

Et ministerium havde afvist at give en mand oplysning om navn og stilling på to medarbejdere, som sad i nogle kontorer over for mandens lejlighed.

Manden mente, at de to ansatte stod bag en smædekampagne, som gik ud på, at han havde optrådt uterligt i sin lejlighed. Han ønskede at få afklaret, om de to medarbejdere ved domstolene kunne stilles til ansvar for smædekampagnen mod ham.

I sin korrespondance med ministeriet havde han bl.a. kaldt medarbejderne, som deltog i ”usandfærdige, ondskabsfulde og provokerende smæderygtekampagner” mod ham for ”usle og løgnagtige”, ”pak og ros” og ”provokatører”. Han skrev også, at han ville sørge for, at ”en journalist-’terrier’ får undersøgt sagen til bunds”.

Ministeriet afviste at udlevere oplysningerne. Manden indbragte sagen for domstolene. Landsretten mente, at indholdet af mandens breve og hans adfærd ikke gav grundlag for at nægte ham aktindsigt. Ministeriet var derfor forpligtet til at udlevere oplysninger om navn og stilling på de to medarbejdere.

Ugeskrift for Retsvæsen 2004.1212 Ø

En kvinde ønskede at få oplyst navnene på to sygeplejersker på en psykiatrisk afdeling, hvor hun tidligere havde været patient. Hun ønskede at indkalde sygeplejerskerne som vidner i en sag anlagt mod tre læger.

Myndighederne afviste at udlevere navnene af frygt for chikane af de to sygeplejersker. Efter det oplyste havde kvinden tidligere overfuset adskillige ansatte og opsøgt den behandlende skadestuelæge på privatadressen. Kvinden havde dog løbende under sagens behandling bestridt oplysningerne. Der var også oplysninger om, at kvinden tidligere var dømt for vold.

Ombudsmanden anerkendte, at der kan være tilfælde, hvor hensynet til medarbejdere på en psykiatrisk afdeling efter en konkret vurdering i det enkelte tilfælde kan føre til at undtage oplysningen om den pågældendes navn efter den tidligere generalklausul i offentlighedslovens § 13, stk. 1, nr. 6 (nu offentlighedslovens § 33, nr. 5).

Men myndighederne burde have indhentet nærmere oplysninger om kvindens opførsel over for personalet og søgt oplysninger direkte fra de forulempede. Nærmere oplysninger om straffedommen, herunder indholdet af dommen, fremgik heller ikke nogen steder. Ombudsmanden henstillede derfor til myndighederne at genoptage sagen.

FOB 1996.122

3.3. Andre forhold som begrundelse for afslag

At der skal meddeles aktindsigt i navne på medarbejdere efter offentlighedslovens almindelige regler, betyder, at bl.a. offentlighedslovens undtagelsesbestemmelser finder anvendelse.

Det omfatter bl.a. offentlighedslovens § 31 om hensyn til statens sikkerhed og generalklausulen i § 33, nr. 5, hvorefter retten til aktindsigt kan begrænses, i det omfang det er nødvendigt til beskyttelse af væsentlige hensyn til private og offentlige interesser, hvor hemmeligholdelse efter forholdets særlige karakter er påkrævet.

Bestemmelserne kan f.eks. være relevante i tilfælde, hvor det er et samspil mellem den aktindsigtssøgendes adfærd mv. og andre forhold, som begrunder en myndigheds ønske om at undtage navne på medarbejdere.

I denne sag (der er omtalt nærmere under afsnit 3.2) var det samspillet mellem borgerens adfærd og særlige lokale samfundsmæssige forhold i et andet land, som lå til grund for Udenrigsministeriets ønske om at undtage navnet på den lokalt ansatte medarbejder fra aktindsigt. Ombudsmanden mente ikke i den konkrete sag, at de særlige samfundsmæssige forhold, som ministeriet havde henvist til, kunne begrunde et afslag.

Men ombudsmanden anerkendte dog, at det ikke på forhånd principielt kan afvises, at der kan være helt særlige forhold i et land, som generelt giver grundlag for at afslå indsigt i navne på f.eks. lokalt ansatte medarbejdere til borgere, som er kritisk indstillet over for myndigheden, og som kan tænkes at rette henvendelse til de lokale myndigheder.

FOB 2016-14

I andre tilfælde vil myndighedens ønske om at tilbageholde navnet udelukkende være begrundet i forhold, der ikke har noget med ansøgeren at gøre.

Eksempelvis vil bestemmelsen i offentlighedslovens § 31 om hensyn til statens sikkerhed kunne anvendes til at undtage oplysninger om navne på ansatte hos PET eller FE, som er i de almindelige forvaltningsmyndigheders besiddelse, f.eks. navnene på de livvagter fra PET, der ledsager statsministeren på rejser mv., og hvor oplysningerne om deres navne eventuelt fremgår af rejsebilagsmateriale i Statsministeriet. Se fra ombudsmandens praksis sag nr. 17/00778 (offentliggjort på Offentlighedsportalen.dk).

Hvis en myndighed kan sandsynliggøre, at aktindsigt i navnet vil medføre ekstraordinære vanskeligheder for myndighedens fremtidige sagsbehandling mv., vil dette hensyn også undtagelsesvist kunne føre til afslag.

Rigspolitiet gav en journalist afslag på aktindsigt i navnet på en læge, der havde udarbejdet en lægefaglig vurdering af en magtanvendelsesmetode, som politiet kan anvende i forbindelse med ledsagede udsendelser. Afgørelsen blev påklaget til Justitsministeriet, som nåede til samme resultat.

Myndighederne redegjorde over for ombudsmanden for, at der var et aktuelt, sikkerhedsmæssigt begrundet behov for at beskytte identiteten på personer og virksomheder, der medvirker ved sådanne udsendelser. Myndighederne henviste i den forbindelse til en række nyere eksempler på chikane, voldsomme demonstrationer og afbrudte udsendelser. Det var også myndighedernes opfattelse, at en udlevering af oplysningerne om lægens identitet ville indebære en nærliggende risiko for, at politiet fremover ville have vanskeligt ved at finde eksterne samarbejdspartnere på udsendelsesområdet.

Ombudsmanden havde på den baggrund ikke grundlag for at kritisere, at journalisten havde fået afslag på aktindsigt i lægens navn efter generalklausulen i offentlighedslovens § 33, nr. 5.

FOB 2021-35

Politiet havde truffet afgørelse om aflivning af en hund. Det fremgik af pressens omtale af sagen, at bl.a. hundens ejer var meget utilfreds med afgørelsen.

En borger, der havde hørt om sagen, søgte om aktindsigt i navnet på den dyrlæge, der havde forestået aflivningen.

Det fremgik af sagen, at politiet havde haft meget svært ved at finde en dyrlæge, som ville påtage sig opgaven. Ombudsmanden mente derfor, at politiet havde en berettiget frygt for, at det ville blive særdeles vanskeligt for politiet fremover at få dyrlæger til at medvirke til aflivning af hunde, hvis navnet blev udleveret. Ombudsmanden lagde også vægt på oplysninger i sagen om dyrlægens frygt for egen og andres sikkerhed og materiel skade, og konkluderede, at politiet havde været berettiget til at afslå aktindsigt i navnet med henvisning til offentlighedslovens § 33, nr. 5.

Sag nr. 14/01309

Myndighederne vil imidlertid ikke kunne bruge bestemmelsen i offentlighedslovens § 30, nr. 1, om beskyttelse af private forhold, som grundlag for at tilbageholde oplysninger om navne på medarbejdere. Det skyldes, at oplysninger om navne på sagsbehandlere mv. ikke anses for at være oplysninger om enkeltpersoners private forhold. 

4. Parters adgang til aktindsigt efter forvaltningsloven

For parter i afgørelsessager skal spørgsmålet om aktindsigt i medarbejdernes navne afgøres efter forvaltningslovens regler om aktindsigt i §§ 9-18, der generelt sikrer en part en væsentligt mere vidtgående adgang til indsigt (i egen sag) end den, som gælder for ”enhver” (i en hvilken som helst sag) efter offentlighedsloven.

Overblik #3 om partsbegrebet

Overblik #4 om afgørelsesbegrebet

Det antages også at gælde for parters ret til aktindsigt i navne på sagsbehandlere, som medvirker i sagen, selv om forvaltningsloven ikke har specifikke regler herom.

Den særligt vidtgående adgang til aktindsigt for parter ses f.eks. af bestemmelsen i forvaltningslovens § 15 b. Efter den bestemmelse kan en parts ret til aktindsigt alene begrænses, ”i det omfang partens interesse i at kunne benytte kendskab til sagens dokumenter til varetagelse af sit tarv findes at burde vige for afgørende” modstående hensyn.

Hvis aktindsigt skal afslås, skal der således ikke blot være tale om væsentlige, men afgørende modhensyn.

Forvaltningsloven indeholder ikke en ”chikanebestemmelse” svarende til offentlighedslovens § 9, stk. 2, nr. 2. Det forudsættes dog i forarbejderne til forvaltningsloven, at en forvaltningsmyndighed vil kunne afslå at behandle en anmodning om aktindsigt, hvis anmodningen helt undtagelsesvist må antages at skulle tjene et retsstridigt formål e.l.

Det må antages, at en parts anmodning om aktindsigt i navne på medarbejdere kun yderst sjældent vil kunne afslås i praksis, f.eks. hvor parten har givet udtryk for, at aktindsigt i navnet på en sagsbehandler alene er begrundet i et ønske om at chikanere eller på anden måde forfølge den ansatte.

Retten til aktindsigt indtræder i øvrigt, så snart sagen går i gang, og myndigheden skal svare, selv om sagen fortsat er under behandling. I FOB 2009 4-3, der vedrørte aktindsigt i navnet på en lægekonsulent, førte Ankestyrelsens praksis om, at navnet først blev oplyst, når sagen var færdigbehandlet, derfor til kritik fra ombudsmanden.

Myndighederne havde givet en part i en afgørelsessag afslag på aktindsigt i navnene på to personer, der som medlemmer af forskningsrådene havde forbehandlet en ansøgning fra parten.

Det fremgik af sagen, at forskningsrådene modtager et stort antal ansøgninger, og at det ikke er muligt, at samtlige medlemmer af rådet behandler alle sager i detaljer. Derfor vælger rådene ofte at lade hver sag forberede af to forbehandlere, der er medlemmer af rådet. Forbehandlernes opgave er at forberede sagerne så grundigt, at de på et efterfølgende møde i rådet kan forelægge sagen for rådet til behandling og afgørelse.

Myndighederne lagde bl.a. vægt på nogle tidligere negative reaktioner over for medlemmer af rådet. Efter myndighedernes opfattelse måtte man regne med, at negative reaktioner ville blive rettet mod forbehandlerne, hvis navnene blev kendt. Myndighederne mente desuden, at offentligheden og ansøgerne fejlagtigt kom til at tillægge forbehandlerne et ansvar og en indflydelse, som de reelt ikke havde, og at det ikke kunne udelukkes, at forbehandlerne i nogle tilfælde ville blive udsat for et urimeligt pres, hvis deres navne kom ud. Desuden var navnene på alle de personer, som sad i rådet, offentligt tilgængelige, så ansøgere havde mulighed for at vurdere medlemmernes habilitet.

Ombudsmanden anerkendte, at der kunne bestå en sådan risiko for negative reaktioner over for forbehandlere. Men dette kunne ikke i almindelighed føre til, at udgangspunktet om aktindsigt kunne fraviges. Ombudsmanden henstillede til myndighederne at genoptage sagen.

FOB 2010 12-1

5. Egenacces

Der kan være situationer, hvor en borgers personlige forhold er omtalt i en sag, men hvor borgeren ikke har mulighed for at bruge forvaltningslovens videregående regler om aktindsigt. Det kan skyldes, at sagen ikke er en afgørelsessag – men f.eks. en sag om faktisk forvaltningsvirksomhed – eller at borgeren ikke er part i afgørelsessagen.

I den situation må en anmodning om at få oplyst en sagsbehandlers navn behandles efter reglen om egenacces i offentlighedslovens § 8.

Det antages således, at oplysninger om en sagsbehandlers navn er omfattet af retten til aktindsigt i egne ”personlige forhold” efter offentlighedslovens § 8.

Det skyldes, at anvendelsen af ordet ”personlige” i § 8 sigter på, at der skal være adgang til at få aktindsigt i alle oplysninger, der direkte vedrører en selv. Retten til egenacces omfatter derfor ikke kun oplysninger om personen, men også om personens forhold.

Egenacces kan kun afslås, hvis der er afgørende modstående hensyn. Bestemmelsen i offentlighedslovens § 8 skal således sikre, at en person kan få aktindsigt i oplysninger om sig selv i lige så vidt omfang som efter forvaltningslovens regler om aktindsigt.

Anmodninger om egenacces vil derfor – i lighed med det, der gælder for anmodninger efter forvaltningsloven – kun yderst sjældent kunne afslås.

Chikanebestemmelsen i offentlighedslovens i § 9, stk. 2, nr. 2, finder ikke anvendelse på anmodninger om egenacces. Det udelukker dog ikke, at tilsvarende hensyn vil kunne inddrages ved den konkrete vurdering efter opsamlingsbestemmelsen i offentlighedslovens § 33, nr. 5, og helt undtagelsesvis føre til afslag på aktindsigt i navne på medarbejdere.

En forfatter havde indsendt en roman til Dansk Bibliotekscenter (DBC) til vurdering. En ekstern konsulent, som DBC havde antaget til at vurdere bogen, mente, at romanen var uegnet til bibliotekskatalogisering. Forfatteren bad om aktindsigt i sagen hos DBC og fik udleveret en udskrift af konsulentens vurdering af romanen, hvor oplysninger om navnet på sagsbehandleren hos DBC og konsulentens navn var undtaget.

Spørgsmålet om aktindsigt i navnene skulle vurderes efter offentlighedslovens § 8 om egenacces. Retten til aktindsigt kan bl.a. begrænses, hvis hensynet til private interesser – som nævnt i offentlighedslovens § 33, nr. 5 – med afgørende vægt taler imod at meddele aktindsigt.

Forfatteren havde skrevet til DBC, at han primært ønskede aktindsigt i navnet på konsulenten for at få afklaret konsulentens kvalifikationer. Han havde desuden brug for at kende navnet, hvis han ønskede at anlægge en civil injuriesag.

DBC afslog bl.a. anmodningen, for at sagsbehandleren og den eksterne konsulent ikke skulle udsættes for det ”informationsmønster”, som forfatteren anvendte på sin hjemmeside. Her havde forfatteren skrevet om sin utilfredshed med sagen. 

Ombudsmanden udtalte, at der generelt skal meget til for at undtage oplysninger om navne på offentligt ansatte fra aktindsigt efter offentlighedslovens § 33, nr. 5, og at betingelsen for at anvende bestemmelsen skærpes yderligere, når der er tale om egenacces.

Ombudsmanden mente, at hensynet til sagsbehandleren i DBC og til den eksterne konsulent ikke med afgørende vægt talte imod, at forfatteren fik aktindsigt i navnene. Der var således ikke tilstrækkeligt grundlag for at antage, at forfatteren f.eks. ville udsætte de pågældende for chikane eller på anden måde anvende oplysningerne retsstridigt. Ombudsmanden henstillede til genoptagelse. DBC meddelte herefter forfatteren aktindsigt i navnene.

FOB 2015-20

Der er enkelte eksempler i praksis på, at chikanehensynet har kunnet begrunde afslag på egenacces.

Udenrigsministeriet havde afslået en borgers anmodning om aktindsigt i borgerens ”egen sag”.

Borgerens sag handlede bl.a. om korrespondance mellem en dansk ambassade i et fremmed land og landets politi. Ambassaden havde politianmeldt borgeren for chikane. Borgeren havde søgt egenacces i samtlige oplysninger i sin sag og dermed også i oplysninger om navne på medarbejdere som måtte fremgå af sagen.

Ombudsmanden mente ikke, at den særlige chikanebestemmelse i offentlighedslovens § 9, stk. 2, nr. 2, kunne bruges ved afslag på anmodninger om egenacces. Det var i stedet generalklausulen i § 33, nr. 5, om hensyn til private og offentlige interesser, der fandt anvendelse. Men for at bruge bestemmelsen, var det et krav, at der var afgørende hensyn, som talte imod at give borgeren egenacces.

Udenrigsministeriet henviste til, at borgeren gentagne gange havde skrevet til flere af ministeriets medarbejdere i en grov tone, at han var kommet med vilkårlige og meget alvorlige beskyldninger over for medarbejderne, og at han i sine henvendelse havde inddraget oplysninger om medarbejdernes private forhold. Det virkede, som om han havde overvåget dem, hvilket han i et vist omfang også måtte have gjort.

Ombudsmanden var enig med ministeriet i, at der var tale om chikane af særdeles grov karakter, som lå ud over, hvad en offentligt ansat bør tåle. Ministeriet kunne derfor afslå egenacces.

FOB 2015-24

6. Typiske fejl

Hvis myndighederne fejlagtigt tilbageholder navne på medarbejdere, kan det indebære, at parter, pressen mv. bliver forhindret i f.eks. at kontrollere, om myndighedernes medarbejdere er inhabile i en sag. Det kan også føre til mistillid til myndighederne.

Fejl sker typisk, når myndighederne ikke er opmærksomme på

  • hovedreglen om, at en myndighed har pligt til at imødekomme en anmodning om aktindsigt i medarbejderes navne,
  • at vurderingen er den samme, uanset om der er søgt aktindsigt i en ”almindelig” konkret sag, som navnet optræder i, eller om der er søgt aktindsigt i navnet via medarbejderens personalesag,
  • at oplysninger om navne på medarbejdere og eksterne konsulenter efter omstændighederne er ekstraheringspligtige, når de optræder i interne dokumenter,
  • at de skal foretage en konkret vurdering af risikoen ved at udlevere et ønsket navn. En generel vurdering er ikke nok, og den gør heller ikke myndighederne i stand til over for f.eks. ombudsmanden at redegøre for de konkrete omstændigheder, der har begrundet afslaget,
  • om den aktindsigtssøgende har en endnu videregående ret til aktindsigt efter aktindsigtsreglerne i forvaltningsloven eller reglen om egenacces i offentlighedsloven.

Et yderligere eksempel kan være, at myndighederne fejlagtigt lægger til grund, at en uhensigtsmæssig adfærd fra en ansøgers side automatisk indebærer, at ansøgeren vil forfølge eller genere medarbejderen, hvis navnet på medarbejderen udleveres. Det kan være, at ansøgeren f.eks. i en underliggende sag har givet udtryk for stor utilfredshed med sagens behandling.

Endelig kan en typisk fejl bestå i, at myndighederne bruger personalepolitiske hensyn til generelt at afslå aktindsigt i navne på medarbejdere (under kontorchefniveau), f.eks. i tilfælde, hvor myndigheden oplever stor medieinteresse.

Væsentlige pointer

  • Som hovedregel har myndighederne pligt til at give aktindsigt i medarbejdernes navne. Se afsnit 2.
  • Myndigheden skal kunne redegøre for de konkrete omstændigheder, der har begrundet afslaget på aktindsigt.
  • Oplysninger om medarbejderes navne, som alene optræder i interne dokumenter, vil efter omstændighederne skulle udleveres i medfør af reglerne om ekstraheringspligt. Se afsnit 2.2.

Offentlighedens adgang til aktindsigt 

  • Offentlighedslovens § 21 fastsætter særlige regler om aktindsigt i offentligt ansattes personalesager, herunder regler om, at aktindsigt i navne skal ske i overensstemmelse med lovens almindelige regler. Se afsnit 3.1.
  • ”Chikanebestemmelsen” i offentlighedslovens § 9, stk. 2, nr. 2, vil efter omstændighederne kunne anvendes til at afslå aktindsigt i oplysninger om medarbejderes navne:
    • Der skal være tale om klare tilfælde af misbrug, hvor myndigheden skal tage udgangspunkt i de konkrete omstændigheder ved anmodningen.
    • Stor medieinteresse vil kun helt undtagelsesvist kunne begrunde afslag på indsigt i navne på medarbejdere. Se afsnit 3.2.
  • Også andre forhold end ansøgers adfærd mv. vil i særlige tilfælde kunne begrunde afslag på aktindsigt i navne på medarbejdere. Det gælder f.eks. efter offentlighedslovens § 31 om hensyn til statens sikkerhed eller efter opsamlingsbestemmelsen i offentlighedslovens § 33, nr. 5, hvorefter retten til aktindsigt kan begrænses, i det omfang det er nødvendigt til beskyttelse af væsentlige hensyn til private og offentlige interesser, hvor hemmeligholdelse efter forholdets særlige karakter er påkrævet. Se afsnit 3.3.
  • Offentlighedslovens § 30, nr. 1, hvorefter retten til aktindsigt ikke omfatter oplysninger om enkeltpersoners private forhold, vil ikke kunne bruges til at afslå aktindsigt i navne på medarbejdere, da sådanne oplysninger ikke er ”private”. Se afsnit 3.3.

Aktindsigt efter forvaltningsloven og egenacces efter offentlighedslovens § 8 

  • For parter i afgørelsessager skal spørgsmålet om indsigt i navne på medarbejdere afgøres efter forvaltningslovens regler om aktindsigt. Se afsnit 4.
  • For borgere, hvis personlige forhold er omtalt i en sag – og som ikke har mulighed for at anvende forvaltningsloven – skal spørgsmålet om aktindsigt afgøres efter offentlighedslovens § 8 om egenacces. Se afsnit 5.
  • Parter i afgørelsessager og borgere, der er omfattet af reglen om egenacces, har en endnu videre adgang til at få aktindsigt i navne på medarbejdere, der har deltaget i sagens behandling. En sådan anmodning vil kun yderst sjældent kunne afslås. Se afsnit 4.
  • Hvis anmodningen om aktindsigt helt undtagelsesvist må antages at skulle tjene et retsstridigt formål, vil en myndighed kunne afslå at behandle anmodningen. Se afsnit 4.

Regler

Offentlighedslovens § 21 fastsætter regler om indsigt i offentligt ansattes personalesager. Bestemmelsens stk. 3 vedrører bl.a. spørgsmål om indsigt i navne:

§ 21. Retten til aktindsigt omfatter ikke sager om ansættelse eller forfremmelse i det offentliges tjeneste.

Stk. 2. Retten til aktindsigt omfatter bortset fra bestemmelsen i § 8 heller ikke andre sager om enkeltpersoners ansættelsesforhold i det offentliges tjeneste, jf. dog stk. 3 og 4.

Stk. 3. I sager som nævnt i stk. 2 skal der i overensstemmelse med lovens almindelige regler meddeles indsigt i oplysninger om den ansattes navn, stilling, uddannelse, arbejdsopgaver, lønmæssige forhold og tjenesterejser. For så vidt angår ansatte i chefstillinger, gælder lovens almindelige regler endvidere for oplysninger om disciplinære reaktioner i form af advarsel eller derover. Det gælder dog kun for et tidsrum af 2 år efter, at den endelige afgørelse er truffet.

Stk. 4. I sager som nævnt i stk. 2 skal der ud over de oplysninger, der er nævnt i stk. 3, i overensstemmelse med lovens almindelige regler meddeles indsigt i oplysninger i den øverste ledelseskontrakt om de overordnede prioriteringer for den pågældende myndighed m.v.

Stk. 5. Justitsministeren kan bestemme, at retten til aktindsigt i sager, der er omfattet af stk. 2, tillige skal gælde for andre oplysninger end dem, der er nævnt i stk. 3 og 4.

Stk. 6. Stk. 1-5 gælder også for institutioner m.v., der i medfør af §§ 3 og 4 er omfattet af loven.

 

”Chikanebestemmelsen” i offentlighedslovens § 9, stk. 2, nr. 2, vil efter omstændighederne kunne bruges til at undtage oplysninger om navne på medarbejdere fra aktindsigt:

§ 9. En anmodning om aktindsigt efter §§ 7 og 8 skal
1) indeholde de oplysninger, som er nødvendige, for at den sag eller de dokumenter, der ønskes aktindsigt i, kan identificeres, og 
2) angive det tema, sagen eller dokumentet vedrører.

Stk. 2. Behandlingen af en anmodning om aktindsigt efter § 7 kan, uanset at betingelserne i stk. 1 er opfyldt, afslås, i det omfang

…

2) anmodningen må antages at skulle tjene et retsstridigt formål el.lign.

 

Også andre bestemmelser i offentlighedsloven vil i særlige tilfælde og efter en helt konkret vurdering kunne begrunde afslag på indsigt i navne på medarbejdere. Det gælder f.eks. offentlighedslovens § 31 om hensyn til statens sikkerhed og generalklausulen i offentlighedslovens § 33, nr. 5:

§ 31. Retten til aktindsigt kan begrænses, i det omfang det er af væsentlig betydning for statens sikkerhed eller rigets forsvar.

§ 33. Retten til aktindsigt kan begrænses, i det omfang det er nødvendigt til beskyttelse af væsentlige hensyn til:

…

5) Private og offentlige interesser, hvor hemmeligholdelse efter forholdets særlige karakter er påkrævet.

 

Offentlighedslovens § 8 omhandler retten til egenacces:

§ 8. Den, hvis personlige forhold er omtalt i et dokument, kan med de undtagelser, der er nævnt i §§ 19-29 og § 35, forlange at blive gjort bekendt med oplysningerne herom. Det gælder dog ikke, i det omfang de hensyn, der er nævnt i §§ 31-33, eller hensynet til den pågældende selv eller andre med afgørende vægt taler imod.

Det antages, at oplysninger om sagsbehandlers navn er omfattet af retten til indsigt i egne ”personlige forhold” efter bestemmelsen i § 8.

Forvaltningslovens regler om partsaktindsigt findes i lovens kapitel 4 (§§ 9-18).

Den særligt vidtgående adgang til indsigt for parter – f.eks. i navne på myndighedernes medarbejdere – ses bl.a. af bestemmelsen i lovens § 15 b:

§ 15 b. Retten til aktindsigt kan begrænses, i det omfang partens interesse i at kunne benytte kendskab til sagens dokumenter til varetagelse af sit tarv findes at burde vige for afgørende hensyn til
1) forebyggelse, opklaring og forfølgning af lovovertrædelser, straffuldbyrdelse og lign. samt beskyttelse af sigtede, vidner eller andre i sager om strafferetlig eller disciplinær forfølgning,
2) gennemførelse af offentlig kontrol-, regulerings- eller planlægningsvirksomhed eller af påtænkte foranstaltninger i henhold til skatte- og afgiftslovgivningen,
3) det offentliges økonomiske interesser, herunder udførelsen af det offentliges forretningsvirksomhed, 
4) forskeres og kunstneres originale ideer samt foreløbige forskningsresultater og manuskripter eller 
5) private og offentlige interesser, hvor hemmeligholdelse efter forholdets særlige karakter er påkrævet.

Baggrund

Dette overblik bygger på offentlighedsloven med tilhørende forarbejder og administrative forskrifter, herunder betænkning nr. 1510/2009 om offentlighedsloven, relevant retspraksis og ombudsmandspraksis samt Mohammad Ahsan, Offentlighedsloven med kommentarer, 3. udgave (2022), s. 284 f., 471 f. og 809 f., og Kaj Larsen, Beskytter lovgivningen offentligt ansatte imod risikoen for at blive hængt ud?, Forvaltning og retssikkerhed – Festskrift til Steen Rønsholdt (2014), s. 203 ff.

Opdatering

23. marts 2022

Overblikkets afsnit 3.3 om andre forhold som begrundelse for afslag på aktindsigt i navne på medarbejdere er opdateret med ny ombudsmandspraksis (FOB 2021-35).

Søgning efter ny praksis mv. med henblik på eventuel opdatering er senest foretaget 28. februar 2024.

Indhold