Regler om notatpligt, journalisering og anden form for dokumentation fremkalder let billeder af unyttigt bureaukrati. Men i en artikel i den netop offentliggjorte årsberetning tager ombudsmanden disse tørre og indimellem udskældte regler i forsvar.

”Regler om f.eks. notatpligt og journalisering gælder ikke for deres egen skyld. De understøtter vigtige hensyn til korrekte afgørelser, åbenhed i forvaltningen og mulighed for efterfølgende ansvar. De er på den måde en del af rygraden i god forvaltning”, skriver ombudsmand Jørgen Steen Sørensen.  

Ombudsmanden blander sig ikke i diskussionen om, hvorvidt der generelt stilles for store krav til dokumentation i den offentlige sektor. Men han viser i artiklen, at regler, der ved første øjekast kan se bureaukratiske ud, kan bygge på vigtige hensyn.

Ry-sagen og Randers-sagen

Som eksempler nævner ombudsmanden i sin artikel to større sager fra det forløbne år: Ry-sagen og sagen om hjemgivelse af anbragte børn i Randers Kommune. 

Ry-sagen drejede sig om et alvorligt overfald med brandbombe på en dreng i Ry. Efterfølgende blev 4 drenge fra samme skole dømt som gerningsmænd. Overfaldet var en kulmination på et langstrakt konfliktforløb, og ombudsmanden konkluderede i sin undersøgelse af sagen bl.a., at der var begået ”væsentlige fejl” i forhold til notat- og journaliseringspligt. Det havde bl.a. haft betydning for skolens og kommunens løbende overblik over konfliktforløbet. Ombudsmanden konkluderede, at korrekt efterlevelse af reglerne alt andet lige ville have været egnet til at forebygge, at det kom så vidt.

I en anden sag fra 2018 kritiserede ombudsmanden Randers Kommune for en række sagsbehandlingsfejl, da kommunen hjemgav 4 anbragte børn. Det drejede sig bl.a. om afholdelse af såkaldte børnesamtaler og om revision af handleplaner for børnene

I sin artikel skriver ombudsmanden om denne sag bl.a.: ”Igen kan man spørge, om det nu er så meget at gå op i? Er det ikke bare papirarbejde? Hvis hjemgivelsen er rigtig, er alt vel godt?” Men han forklarer, at regler som de nævnte netop skal understøtte, at der foretages en korrekt vurdering af, om hjemgivelse af et anbragt barn er det rigtige, og at der i givet fald følges rigtigt op

Hele ombudsmandens beretning kan læses her. Udover flere artikler indeholder beretningen en oversigt over året 2018.

Flere oplysninger:

Folketingets Ombudsmand Jørgen Steen Sørensen, tlf. 20 33 97 52

Fakta om notatpligt og journalisering

• Reglerne om notatpligt og journalisering findes især i offentlighedslovens §§ 13 og 15. De tjener langt hen ad vejen de samme formål. De sikrer f.eks., at der er styr på, hvad oplysningsgrundlaget i en sag er, at der er samling på dette grundlag, og at det kan findes frem, når der er brug for det. De bidrager også til, at det efterfølgende kan klarlægges, hvad der er sket i en sag. Og de understøtter, at der er mulighed for aktindsigt.
• Grundbestemmelsen om notatpligt i lovens § 13 siger bl.a., at en myndighed i afgørelsessager snarest muligt skal notere indholdet af oplysninger om sagens faktiske grundlag, som den mundtligt eller på anden måde bliver bekendt med (medmindre oplysningerne i øvrigt fremgår af sagens dokumenter). Bestemmelsen siger også, at en myndighed snarest muligt skal tage notat om ”væsentlige sagsekspeditionsskridt”, der ikke i øvrigt fremgår af sagen.
• Grundbestemmelsen om journalisering i lovens §15 siger bl.a., at dokumenter, der er modtaget eller afsendt af en forvaltningsmyndighed som led i administrativ sagsbehandling i forbindelse med dens virksomhed, skal journaliseres, hvis de har betydning for sagen eller for sagsbehandlingen i øvrigt. Det skal ske snarest muligt.