En borger klagede over at Civilretsdirektoratet havde givet afslag på aktindsigt i direktoratets interne dokumenter i hans navnesag. I forbindelse med behandlingen af ansøgningen om aktindsigt i navnesagen havde Civilretsdirektoratet henvist borgeren til selv at bede statsamtet om aktindsigt i eventuelle sagsakter som ikke fandtes i direktoratets sag.
I anledning af sagen udtalte ombudsmanden at Civilretsdirektoratets vurdering af at direktoratets referatark og praksisoversigter var interne arbejdsdokumenter, ikke gav ham anledning til bemærkninger. Ombudsmanden udtalte videre at det ikke gav ham anledning til bemærkninger at Civilretsdirektoratet havde anset nogle fotokopier af uddrag af forvaltningsretlig litteratur og af et cirkulære for ikke at være dokumenter der vedrørte den pågældende sag, jf. forvaltningslovens § 10, stk. 1, nr. 1.
Ombudsmanden var derimod ikke enig med Civilretsdirektoratet i at to fotokopier af en avisartikel kunne undtages fra aktindsigt i medfør af forvaltningslovens § 12, stk. 1.
Efter ombudsmandens opfattelse var Civilretsdirektoratet i den foreliggende sag forpligtet til at videregive udskrifterne fra Det Centrale Personregister til borgeren medmindre udskrifterne i medfør af forvaltningslovens § 10, stk. 2, og §§ 12-15 helt eller delvist kunne undtages fra aktindsigt.
Ombudsmanden udtalte endelig at klageinstansen må tage stilling til aktindsigtsspørgsmålet, også i relation til de akter der tidligere indgik i klagesagen. Der vil derimod ikke være noget til hinder for at klageinstansen overlader den praktiske gennemførelse af aktindsigten til underinstansen.
Sammenfattende var det ombudsmandens opfattelse at Civilretsdirektoratet havde truffet afgørelse om borgerens ansøgning om aktindsigt på et ukorrekt grundlag hvilket ombudsmanden fandt kritisabelt. Ombudsmanden bad derfor Civilretsdirektoratet om at genoptage sagen og meddele borgeren en fornyet afgørelse i lyset af det af ombudsmanden anførte. (J.nr. 2001-2217-601).