En borger klagede over at kommunen ikke besvarede hendes ansøgninger om økonomisk hjælp til en række enkeltydelser. I en udtalelse til ombudsmanden beskrev kommunen i hvilke tilfælde kommunen ikke besvarede borgerens henvendelser, og begrundelsen herfor.
Ombudsmanden udtalte at kommunen var forpligtet til at træffe afgørelse når der forelå ansøgninger som kommunen ikke tidligere havde taget stilling til. Ombudsmanden mente ikke at en myndighed generelt kunne beslutte at ansøgninger af en bestemt karakter ikke skulle besvares.
Endvidere udtalte ombudsmanden at en myndighed inden for visse snævre rammer vil have mulighed for at begrænse kontakten til en borger, herunder at begrænse eller helt at stoppe sin korrespondance med borgeren om spørgsmål som myndigheden har truffet afgørelse om.
I den forbindelse udtalte ombudsmanden at sådanne beslutninger om at begrænse eller stoppe korrespondancen må ske ud fra en konkret afvejning af hensynet til at borgeren i nødvendigt og tilstrækkeligt omfang bliver betjent af den offentlige forvaltning, over for hensynet til det offentliges ressourcer. Forvaltningen skal anstrenge sig meget for at få kontakten til at fungere, men i tilfælde hvor det, hvis man ikke begrænser kontakten, vil påvirke institutionens arbejde og/eller kontakten med andre borgere væsentligt, vil forvaltningen have mulighed for at gribe ind. Beslutninger herom bør meddeles skriftligt og på en sådan måde at borgeren kan se på hvilke områder og måder korrespondancen er begrænset, og eventuelt på hvilke måder korrespondancen på ny kan normaliseres.
Ombudsmanden mente at det havde været bedst stemmende med god forvaltningsskik hvis kommunen havde givet borgeren skriftlig underretning om begrænsningen af kontakten.
(J.nr. 2004-3279-009)