En indsat i et statsfængsel klagede den 23. januar 2005 over Direktoratet for Kriminalforsorgens sagsbehandlingstid i forbindelse med en henvendelse til direktoratet den 27. februar 2004.
Den 11. marts 2005 traf direktoratet afgørelse i sagen. I det år som forløb til behandlingen af sagen, blev der givet 12 meddelelser fra Direktoratet for Kriminalforsorgen til den pågældende om den forventede resterende sagsbehandlingstid. I samtlige meddelelser var restsagsbehandlingstiden angivet som få uger.
Ombudsmanden udtalte at han samlet set mente at direktoratets sagsbehandling i den foreliggende sag havde været meget kritisabel. Ombudsmanden lagde herved vægt på at direktoratet igen og igen stillede restbehandlingstider i udsigt over for klageren som direktoratet ikke overholdt, og at der ikke konsekvent blev fulgt op på de tilfælde hvor de lovede sagsbehandlingstider ikke kunne overholdes. Ombudsmanden bemærkede i den forbindelse at han tidligere havde udtalt at en myndighed i de tilfælde hvor en bebudet sagsbehandlingstid ikke kan overholdes, skal give den pågældende underretning herom allerede på det tidspunkt da det må stå klart for myndigheden at den bebudede sagsbehandlingstid ikke kan overholdes. Ombudsmanden bemærkede at han fra andre sager fra direktoratet var stødt på lignende tilfælde.
Ombudsmanden henstillede til Direktoratet for Kriminalforsorgen at undergive spørgsmålet om direktoratets sagsbehandlingstider – særligt spørgsmålet om underretning af klagere og spørgsmålet om besvarelse af rykkere – en samlet overvejelse. Ombudsmanden meddelte samtidig direktoratet at en løsning af spørgsmålet efter hans opfattelse var påtrængende, og at der efter hans opfattelse burde sættes – eventuelt foreløbige – initiativer i værk så vidt muligt omgående.
Specielt om besvarelsen af to konkrete rykkere fra henholdsvis den indsatte og retshjælpen – som tillige havde klaget på den indsattes vegne – udtalte ombudsmanden at det var beklageligt at rykkerne ikke blev besvaret snarest muligt. Ombudsmanden bemærkede i den forbindelse at det i betragtning af sagens samlede forløb på det pågældende tidspunkt ikke fritog direktoratet for at besvare rykkerne at direktoratet forud for rykkerne havde oplyst en forventet sagsbehandlingstid der lå ud over rykkertidspunktet.
Ombudsmanden modtog efterfølgende underretning fra direktoratet om at direktoratet – efter ombudsmandens henstilling – havde påbegyndt en nøjere granskning og revision af det pågældende kontors sagsbehandling som helhed. Direktoratet angav i den forbindelse en række konkrete initiativer som direktoratet påtænkte at iværksætte.
(J.nr. 2005-2877-600)