To journalister bad Statsministeriet om aktindsigt i de papirer som statsministeren medbragte i forbindelse med regeringsdannelsen i efteråret 2001. Ministeriet afslog med henvisning til at papirerne ikke kunne lokaliseres i ministeriet.
Statsministeriet skrev til ombudsmanden at arkivlovgivningen særdeles sjældent fører til at en myndighed er forpligtet til at bevare foreløbige udgaver eller råskitser til dokumenter som siden ændres. Ministeriet mente i øvrigt at dokumenterne ville kunne undtages fra aktindsigt efter bestemmelser i offentlighedsloven.
Ombudsmanden indhentede en udtalelse fra Statens Arkiver der mente at ministeriet burde have bevaret de omhandlede dokumenter. På den baggrund udtalte ombudsmanden at ministeriet havde pligt til at bevare dokumenterne, og at det derfor var beklageligt at ministeriet ikke var i besiddelse af dem.
Ombudsmanden udtalte generelt at i de tilfælde hvor et dokument i henhold til arkivlovgivningen ikke må kasseres, har en myndighed pligt til så vidt muligt at rekonstruere dokumentet på det tidspunkt hvor det konstateres at det er bortkommet.
Da ombudsmanden ikke var i besiddelse af dokumenterne, havde han ikke grundlag for at vurdere om dokumenterne ville kunne undtages efter bestemmelser i offentlighedsloven. På samme måde havde ombudsmanden svært ved at se at ministeriet kunne vurdere dette uden at være i besiddelse af dokumenterne.
Ombudsmanden henstillede til Statsministeriet at genoptage sagen med henblik på at undersøge om det var muligt at rekonstruere papirerne – eventuelt ved en henvendelse til statsministeren – og i givet fald at tage stilling til aktindsigtsbegæringen.
(J.nr. 2004-3922-801)