Hvordan sikrer myndighederne, at det digitale restanceinddrivelsessystem EFI bliver indrettet, så sagerne behandles efter reglerne – f.eks. forvaltningslovens bestemmelser om ret til aktindsigt, partshøring og begrundelse? Det spørgsmål har ombudsmanden fulgt, siden loven om EFI blev vedtaget tilbage i 2005.
Ombudsmanden har nu – efter en meget lang proces og efter at EFI delvist er sat i drift – modtaget en beskrivelse fra SKAT og Skatteministeriet, der er tilstrækkeligt dækkende. Samtidig med at ombudsmanden derfor slutter sagen, fremsætter han en række kritiske bemærkninger om myndighedernes manglende opmærksomhed på problemstillingen undervejs i systemudviklingen.
”Sagen er et eksempel på, at myndigheder kommer for sent i gang med at tænke de forvaltningsretlige krav ind i nye IT-systemer. Det er et problem for borgernes retssikkerhed, og det er uhensigtsmæssig ressourceanvendelse, når myndighederne senere skal rette op på systemerne, fordi de ikke tager højde for lovgivningen”, siger ombudsmand Jørgen Steen Sørensen. Han behandler for tiden flere sager om offentlige IT-systemer, og før sommerferien rejste han problemet mere generelt over for Finansministeriet.
Uheldige sager om offentlige IT-systemer
Sagen om EFI er den seneste af en række sager om de problemer, der opstår, når der indføres nye IT-systemer i det offentlige, som ikke tilstrækkeligt understøtter den relevante lovgivning. Problemerne er bl.a. beskrevet i et samlenotat, der løbende revideres.
På den baggrund har ombudsmanden før sommerferien rejst spørgsmålet mere generelt og bedt Finansministeriet om – som central myndighed for digital forvaltning – at redegøre for, hvilke overvejelser man gør sig for at undgå disse problemer, og hvilke initiativer der eventuelt er på vej. Ombudsmanden har bedt om, at Justitsministeriet bliver inddraget som central myndighed for den forvaltningsretlige lovgivning.
”Tiden er for mig at se kommet til, at de centrale myndigheder tager et generelt kig på problemstillingen, og jeg ser meget frem til at høre Finansministeriets overvejelser”, siger Jørgen Steen Sørensen, der bl.a. har orienteret Folketingets Finansudvalg og Folketingets Retsudvalg om sagen.
Ombudsmanden forventer at modtage Finansministeriets redegørelse i begyndelsen af september 2014.
Ombudsmandens redegørelse om EFI-sagen.
Ombudsmandens brev til Finansministeriet i den generelle sag.
Ombudsmandens IT-notat, der løbende bliver opdateret med nye sager.
Yderligere oplysninger:
Folketingets Ombudsmand, Jørgen Steen Sørensen, tlf. 20 33 97 52
Områdechef Karsten Loiborg, tlf. 33 13 25 12
Chefkonsulent Christina Ladefoged, tlf. 33 13 25 12
EFI-SAGEN
Af ombudsmandens redegørelse i EFI-sagen fremgår bl.a. følgende:
- Efter ombudsmandens opfattelse må en endelig stillingtagen til, om EFI tilstrækkeligt understøtter en korrekt anvendelse af de forvaltningsretlige regler, ske i forbindelse med behandlingen af konkrete sager.
- Ombudsmanden har imidlertid forstået, at SKAT og Skatteministeriet står inde for, at behandlingen af sager i EFI – når systemet er implementeret fuldt ud – vil ske juridisk korrekt. Ombudsmanden har med de nu foreliggende oplysninger ikke umiddelbart grundlag for at bestride dette, og han foretager sig derfor på det foreliggende grundlag ikke videre i sagen.
- Ombudsmanden tilslutter sig Skatteministeriets beklagelse af sagens langvarige forløb.
- Ombudsmanden anser det for meget beklageligt, at ministeriet – på trods af tidligere tilkendegivelser om skærpet opmærksomhed – har måttet konstatere, at der ikke under udviklingen af EFI synes at have været løbende dokumentation mv. af EFI’s overholdelse af de forvaltningsretlige krav.
- Efter ombudsmandens opfattelse forudsætter en forsvarlig tilrettelæggelse af arbejdet med at udvikle nye IT-systemer til det offentlige bl.a.:
1) At man fra starten skaber sig et overblik over de sagstyper og processer, som det nye IT-system skal omfatte.
2) At man gør sig klart, hvilke formelle og materielle regler der gælder for behandlingen af de pågældende sager.
3) At man er meget omhyggelig med at tage stilling til, hvorledes det nye IT-system konkret skal udformes for at kunne overholde disse regler i de forskellige forløb, som sagerne kan tænkes at ville få.
4) At den relevante juridiske ekspertise er til rådighed i alle væsentlige faser af forløbet, f.eks. ved udarbejdelse af kravspecifikation og design og ved gennemførelse af tests mv.
- Det er myndighedernes eget ansvar, at de IT-systemer, som de køber, opfylder de forvaltningsretlige krav. Dette gælder uanset, om der er tale om standardløsninger eller løsninger, der er udviklet specielt til en bestemt opgave hos en eller flere myndigheder.