Når en myndighed behandler en sag, er der mange spørgsmål, sagsbehandleren skal forholde sig til. F.eks. om der er pligt til at foretage partshøring, dvs. om parten i sagen skal have mulighed for at komme med en udtalelse, inden der træffes afgørelse. Det kommer an på bl.a., om myndigheden i afgørelsen vil lægge vægt på oplysninger, der er til ugunst for parten, og som vedrører sagens faktiske grundlag eller eksterne faglige vurderinger.
Men hvornår er oplysninger til ugunst for parten? Og hvilke oplysninger kan siges at vedrøre sagens faktiske grundlag eller eksterne faglige vurderinger?
I Myndighedsguiden kan sagsbehandleren – på en overskuelig og let tilgængelig måde – finde vejledning om disse og mange andre sagsbehandlingsspørgsmål, som efter ombudsmandens erfaring kan give anledning til tvivl i praksis.
Et bidrag til at undgå fejl
Myndighedsguiden blev lanceret i efteråret 2017 som et nyt redskab til myndighederne. Formålet er at bidrage til, at forvaltningen undgår at begå fejl – og dermed samtidig at styrke borgernes retssikkerhed. I en sag, hvor myndigheden har begået en fejl, kan ombudsmanden hjælpe borgeren, når fejlen er opstået. Men set fra borgerens perspektiv ville det selvfølgelig være bedst, hvis fejlen slet ikke var sket, og borgeren dermed i første omgang havde fået en korrekt behandling af myndigheden.
Afsæt i erfaringer
Overblikkene i Myndighedsguiden findes i to hovedformer:
- Overblik over generelle forvaltningsretlige emner, f.eks. afgørelsesbegrebet og partshøring.
- Overblik over juridiske problemstillinger på specifikke sagsområder, f.eks. kommunernes behandling af underretninger om bekymring for børn og partshøring af naboer i byggesager.
Ombudsmanden vælger emnerne til Myndighedsguiden på baggrund af bl.a. erfaringer fra undersøgelser og tilsynsbesøg. Som hovedregel er der fokus på de problemstillinger, som typisk kan give anledning til tvivl i den daglige sagsbehandling.
Afsættet for et nyt overblik kan være, at ombudsmanden ved behandlingen af konkrete sager eller på anden måde er blevet opmærksom på et tvivlsspørgsmål, der har voldt myndighederne problemer. Det gælder f.eks. overblik #12 og #13 om digitalisering, der er lavet i kølvandet på konkrete undersøgelser af skattemyndighedernes it-systemer.
Der kan også være tale om, at ombudsmanden har haft lejlighed til at tage stilling til nogle principielle juridiske problemstillinger. Det gælder f.eks. overblik #23 om afgrænsning og indledende sagsbehandling af en aktindsigtsanmodning.
Fokus på de vigtigste pointer
Hvert overblik indeholder en gennemgang af det konkrete emne ud fra gældende ret og god forvaltningsskik samt relevant praksis fra både domstolene og ombudsmanden. Derudover finder man i hvert overblik ombudsmandens bud på typiske fejl, som myndighederne skal være opmærksomme på, en opsummering af de væsentligste pointer og et baggrundsafsnit med oplysninger om regler, litteratur mv., hvor man kan finde mere information.
Selv om Myndighedsguiden kan give svar på mange spørgsmål, giver den alene et koncentreret overblik og kommer ikke ind på alle detailspørgsmål. Myndighedernes sagsbehandling kan derfor ikke udelukkende baseres på Myndighedsguiden. Men guiden kan forhåbentlig henlede opmærksomheden på relevante problemstillinger og – om ikke give svaret – i det mindste hjælpe myndighederne videre i arbejdet.
Flere anvendelsesmuligheder
Myndighedsguiden kan først og fremmest bruges af sagsbehandleren i forbindelse med behandlingen af en konkret sag. Her giver den hjælp og vejledning om centrale spørgsmål, som hvornår der er notatpligt (overblik #2), og hvornår en sag er tilstrækkelig oplyst til, at der kan træffes en afgørelse (overblik #8). Der kan også findes svar på spørgsmål om, hvilke krav der stilles til en afgørelse, f.eks. hvordan begrundelsen skal udformes (overblik #10).
Når en myndighed behandler en sag om aktindsigt, er der ligeledes hjælp at hente i Myndighedsguiden. F.eks. kan der findes svar på en række spørgsmål om afgrænsning af aktindsigtsanmodninger (overblik #23), ressourcebetragtninger og dialog (overblik #15) og begrebet ”miljøoplysninger” (overblik #22).
Myndighedsguiden kan desuden indgå i forbindelse med tilrettelæggelsen af drift og sagsbehandlingsprocesser internt hos myndigheden. F.eks. kan der findes svar på spørgsmål om, hvilke krav der er til sagsbehandlingstid, og hvornår en borger skal underrettes om status i sin sag (overblik #11).
Herudover kan Myndighedsguiden konsulteres ved større digitaliseringsprojekter, herunder ved udvikling af (nye) it-systemer. I overblik #12 finder man således en gennemgang af de grundlæggende rettigheder, man har som part i en sag, og som myndighederne skal være opmærksomme på ved indførelse og anvendelse af digital sagsbehandling. Og i overblik #13 gennemgås de generelle forvaltningsretlige krav til offentlige it-systemer.
Spørgsmål om partshøring
Blandt de mest besøgte overblik i Myndighedsguiden er overblik #9 om partshøring (generelt) og overblik #14 om partshøring af naboer i byggesager. Det er ikke så overraskende, for spørgsmålet om partshøring er aktuelt i rigtig mange sager, f.eks. i byggesager, og kan let give anledning til tvivl. Det er samtidig et vigtigt spørgsmål at overveje, fordi partshøring er en ret for borgeren og en central del af myndighedens sagsoplysning, som har til formål at sikre, at afgørelsen bliver korrekt.
I overblikket om partshøring kan sagsbehandleren f.eks. læse, hvad det betyder, at oplysninger skal vedrøre sagens faktiske grundlag eller eksterne faglige vurderinger, og finde eksempler fra ombudsmandens praksis til illustration. På den måde kan sagsbehandleren blive klædt på til at foretage vurderingen i den sag, der skal behandles. Overblikket indeholder også en procesbeskrivelse af, hvordan en partshøring gennemføres i praksis.
Derudover indeholder overblikket om partshøring – ligesom de øvrige overblik – et afsnit om typiske fejl. Som eksempel nævnes den situation, at myndigheden undlader at partshøre, fordi parten allerede kender oplysningerne, men glemmer at tage højde for, at parten ikke ved, at oplysningerne bliver brugt i den aktuelle sag.
I afsnittet om konsekvenserne af fejl fremgår det bl.a., at manglende partshøring i sidste ende kan føre til, at en afgørelse bliver tilsidesat som ugyldig.
Ny praksis indarbejdes
Overblikkene i Myndighedsguiden bliver løbende opdateret – normalt to gange om året – så ny relevant lovgivning og praksis bliver indarbejdet. Ombudsmanden fortsætter desuden arbejdet med at producere nye overblik, der forhåbentlig kan hjælpe myndighederne i det daglige arbejde.