En organisation bad en kommune om aktindsigt i kontrakter og aftaler som kommunen havde indgået med private firmaer. Kommunen afslog begæringen. Organisationen indbragte sagen for tilsynsrådet. Til brug for tilsynsrådets behandling af sagen udtalte kommunen bl.a. at der ikke var skriftlige aftaler med de private firmaer, og at aftaler blev indgået mundtligt fra opgave til opgave.
Tilsynsrådet, og senere Indenrigsministeriet, lagde den pågældende udtalelse til grund for behandlingen af sagen om afslag på aktindsigt.
Organisationen rettede henvendelse til ombudsmanden og bad ham om at vurdere om det var i overensstemmelse med reglerne om notatpligt og reglerne om god forvaltningsskik at en kommune udelukkende indgik mundtlige aftaler med private firmaer om udførelse af opgaver, og at kommunen i den forbindelse ikke tog notater om aftalernes indhold.
I den anledning bad ombudsmanden kommunen om at svare på en række spørgsmål, herunder om der i kommunens interne dokumenter var oplysninger om indholdet af de mundtlige aftaler.
Kommunen svarede kun delvis, hvorefter ombudsmanden henledte kommunens opmærksomhed på ombudsmandslovens § 19 om myndigheders pligt til at udlevere de oplysninger og dokumenter som forlanges af ombudsmanden, og gentog de spørgsmål som kommunen ikke havde svaret på.
Kommunen gav herefter yderligere oplysninger og inviterede ombudsmanden til et møde med kommunen med henblik på en nærmere drøftelse af de stillede spørgsmål.
Under dette møde oplyste kommunen at den ikke drev en helt papirløs forvaltning. Kommunen oplyste samtidig at der ikke fandtes deciderede kontrakter mellem kommunen og de pågældende virksomheder, men at kommunen tog visse interne notater ved indgåelse af de enkelte aftaler som bl.a. dannede grundlag for den senere afregning.
På den baggrund udtalte ombudsmanden at det måtte have stået kommunen klart at de oplysninger den gav inden mødet, var ufyldestgørende og til dels vildledende.
Ombudsmanden anså det forhold at kommunen havde bibragt den pågældende organisation, tilsynsrådet, Indenrigsministeriet og senest ombudsmandsinstitutionen det indtryk at det ikke fandtes noget skriftligt materiale i kommunen om indholdet af de indgåede aftaler, for meget kritisabelt. (J.nr. 2001-0163-001).