2021 var som bekendt kendetegnet af COVID-19-epidemien, der for andet år i træk satte sit markante aftryk på det danske samfund. Når man kigger tilbage på året, er det derfor naturligt at spørge sig selv, hvordan corona-verden har set ud fra et ombudsmandsperspektiv:
Som jeg kommer ind på andetsteds i min beretning, har vi i det forløbne år modtaget omkring 100 klager relateret til myndighedernes håndtering af COVID-19-epidemien eller tiltag med relation til epidemien. Derudover har vi haft en del klager om afslag på aktindsigt i netop sådanne sager. De spændte vidt fra sager om indsigt ved sundhedsmyndighederne til sager om indsigt relateret til arbejdet i Granskningskommissionen om sagen om aflivning af mink og advokatundersøgelsen om de såkaldte action cards (sagerne FOB 2021-13 og 2021-24 offentliggjort på ombudsmanden.dk). Sidstnævnte er et tema, vi tager op i artiklen Kan man få aktindsigt parallelt med en kommissions- eller advokatundersøgelse? . En anden vigtig sag relateret til COVID-19 angik en virksomheds klage over, at retten til at modtage lønkompensation var begrænset for virksomheder, der var part i en faglig konflikt (sagen FOB 2021-28).
Selv om vi i lange perioder i 2021 måtte arbejde hjemmefra, kunne vi heldigvis i vid udstrækning fastholde en høj sagsproduktion. Det skyldes i høj grad mine dedikerede medarbejdere, der også i 2021 ydede en flot indsats. Men COVID-situationen har desværre bl.a. haft den konsekvens, at vi har måttet udskyde en række tilsynsbesøg og afholde andre virtuelt (FOB 2021 side 34-45).
Fokus på digitaliseringen
Da jeg tiltrådte som ombudsmand i 2019, forventede jeg, at myndighedernes stigende digitalisering af sagsbehandlingen ville få en stadig større betydning for ombudsmandens opgaveportefølje. Det gjaldt både for den type af klagesager, som institutionen forventer at se, og i relation til vores egen drift-undersøgelser. På begge områder måtte vi have fokus på de særlige udfordringer for overholdelse af lovgivningen og god forvaltningsskik, som digitaliseringen indeholder.
Forventningen holdt stik. I 2021 modtog vi således klager ikke bare fra enkeltpersoner, men også fra en brancheorganisation og en fagforening over IT-løsninger, som deres medlemmer skulle bruge i deres arbejde eller i kontakt med den offentlige forvaltning. Disse klager gav anledning til, at jeg undersøgte problematikken om to IT-systemer. I begge tilfælde greb myndighederne bolden og beskrev over for mig de initiativer, de var i færd med at tage for at forbedre systemerne.
2021 var også det år, hvor det øgede fokus på digitaliseringen i vores egen drift-undersøgelser slog igennem.
Som jeg beskrev i min beretning for 2019, er ombudsmanden normalt ”den sidste spiller på banen” i den forstand, at vi først går ind i en sag, når den er færdigbehandlet ved myndigheden. Ombudsmandens rolle er at være kontrollant og ikke at være udvikler og løse sagerne på vegne af myndighederne. Men som jeg også skrev, kan fejlbehæftede digitale systemer ramme rigtig mange borgere. Endvidere kan det – som bl.a. sager fra skattemyndighederne flere gange har vist – være ganske svært at få rettet op på manglerne, selv når fejlen er opdaget.
Derfor prøver vi som noget nyt – og indtil videre på forsøgsbasis – at anlægge en supplerende vinkel på vores tilsyn med myndighedernes digitale løsninger. Vi vil fortsat kigge på eksisterende digitale systemer. Men vi vil herudover prøve at gå relativt tidligt ind i processen – altså allerede ved udviklingen af IT-systemerne – for at undersøge, om vi kan være med til, at myndighederne får forebygget og afværget fejl, i stedet for alene at vente på, at skaden er sket, og derefter reagere på klager over færdigudviklede systemer.
Det er en ny tilgang for os, hvor vi bringer os selv i spil tidligere, end vi plejer at gøre. Ja, det er nærmest som en rejse ind i et nyt og ukendt territorium. Og jeg er spændt på, om denne tilgang kan bidrage til myndighedernes opgaveløsning ved udvikling af nye systemer.
Helt konkret udføres opgaven af Ombudsmandens Skattekontor, hvor digitaliseringen hos skattemyndighederne er gjort til et særligt tema. At opgaven løftes af Skattekontoret, skyldes bl.a., at vi dermed rammer meget bredt: Skatteforvaltningen berører os alle, og Skatteforvaltningen har længe anvendt mange digitale systemer.
Skattekontoret er f.eks. i gang med at undersøge, hvordan skattemyndighederne tager højde for forvaltningsretlige regler i selve udviklingsfasen. Undersøgelserne er fortsat i gang, men jeg glæder mig til at fortælle mere om resultaterne i bl.a. min beretning for 2022.
For lang sagsbehandlingstid
Lange sagsbehandlingstider er en anden problemstilling, som vi har arbejdet meget med i ombudsmandsinstitutionen i det forgange år.
Borgerne har jo ikke blot krav på en korrekt sagsbehandling. De har også krav på at få deres sager afgjort inden for en rimelig frist, så de ikke er fanget i limbo på ubestemt tid.
En af årets vigtige sager var vores undersøgelse af Familieretshusets sagsbehandlingstid i sager om overvåget samvær efter dom og midlertidigt samvær. Her måtte vi konstatere, at sagsbehandlingstiden var alt for lang – i gennemsnit mere end 12 uger. Det er naturligvis generelt vigtigt med rimelige sagsbehandlingstider, men det er ikke mindst vigtigt i netop denne type sager, der handler om familier i krisefyldte situationer. Vi vil også i 2022 behandle sager om Familieretshusets sagsbehandlingstid, herunder gennem egen drift-undersøgelser.
Jeg har også løbende holdt øje med myndighedernes sagsbehandlingstider for besvarelse af aktindsigtsanmodninger fra journalister og andre borgere. Aktindsigtssagerne er et af de områder, der er i kraftig vækst i ombudsmandsinstitutionen. I 2021 modtog vi 399 klager, hvilket var en stigning på mere end 100 klager i forhold til året før.
Sideløbende med behandlingen af disse klager har jeg åbnet en række egen drift-sager på aktindsigtsområdet hos bl.a. Sundhedsministeriet og Statsministeriet. De to ministerier har været ramt af et særlig hårdt arbejdspres på grund af COVID-19, og jeg har på den baggrund tidligere udtrykt forståelse for, at sagsbehandlingstiden kunne være længere end normalt. Men på et tidspunkt skal myndighederne have indrettet sig på situationen og kunne håndtere sagsbehandlingskravene (sagen FOB 2021-7).
I øvrigt havde jeg i en sag om aktindsigt i Sundhedsministeriet lejlighed til at afgive en udtalelse om myndighedernes pligt til at informere den aktindsigtssøgende om den forventelige sagsbehandlingstid.
Sagen drejede sig om en journalist, der havde søgt aktindsigt i dokumenter hos ministeriet og i månedsvis fik at vide, at hans aktindsigtsanmodning ville blive behandlet inden for få uger, uden at det reelt skete. Først ni måneder efter hans ansøgning blev sagen afsluttet. I min udtalelse understregede jeg, at dette var en meget beklagelig sagsbehandling. En myndigheds udmelding om den forventede sagsbehandlingstid skal altid være realistisk – også selv om en realistisk udmelding vil vise, at myndigheden ikke kan overholde de lovbestemte frister (sagen FOB 2021-31).
Vækst i sagsmængde
I det hele taget har 2021 været et travlt år. Vi oprettede 5.643 sager, hvilket er det næsthøjeste antal i ombudsmandsinstitutionens levetid – blot en smule under rekordantallet på 5.912 fra 2020. Vi oplever altså en fortsat høj sagsmængde, der i 2021 lå ca. 15 pct. over niveauet for fem år siden.
Det er naturligvis dejligt at være efterspurgt, men det er også en udfordring. Som jeg skrev i beretningen for 2020, har antallet af klagesager betydning for vores mulighed for at rejse sager af egen drift, og det er ofte gennem denne type sager, at vi kan skabe mest retssikkerhed for pengene.
Sagsmængden fik mig flere gange i årets løb til at tænke på, at 2021 i det kinesiske horoskop var oksens år. Kineserne ser oksen som “den gode hjælper” og som et symbol på hårdt arbejde, grundighed, ærlighed og en jordnær tilgang til sin omverden. Det er værdier, vi sætter højt hos ombudsmanden. Nu, hvor jeg ser tilbage på 2021, håber jeg, at det har været mærkbart for de borgere og myndigheder, der har været i kontakt med os.