Offentlige myndigheder sender hver dag mange breve til borgere. For borgernes retsstilling kan det være afgørende, at breve fra myndighederne bliver overgivet til postvæsenet, den dag de er dateret, og at postvæsenet sørger for, at de kommer (rettidigt) frem. Ved breve, der indeholder afgørelser, er det f.eks. af stor betydning, at det med sikkerhed vides, hvornår de er afsendt, og hvornår de må anses for at være kommet frem. Det har især betydning for beregning af klagefrister. Det har også betydning, når en kommune indkalder en kontanthjælps- eller sygedagpengemodtager til et opfølgningsmøde. Hvis mødeindkaldelsen ikke kommer frem (inden mødet), og borgeren derfor ikke kommer til mødet, risikerer borgeren nemlig, at kommunen træffer afgørelse om, at borgeren ikke længere er berettiget til kontanthjælp eller sygedagpenge.
Ombudsmanden behandler mange sager om forsinket eller udeblevet post fra myndigheder. Men selv om temaet virker enkelt, kan det være særdeles vanskeligt at vurdere, hvem der har ret. Myndighed eller borger.
FOLKEPENSIONISTEN FIK IKKE KLAGET I TIDE
En kommune sendte en folkepensionist et brev med almindelig A-post om, at han ville få sin pension beregnet som samlevende og ikke – således som han havde søgt om – som enlig. At pensionen blev beregnet efter taksten for samlevende, betød, at han fik mindre udbetalt. Efter en del skriverier frem og tilbage traf kommunen på ny afgørelse om, at folkepensionisten var samlevende, og oplyste samtidig, at han kunne klage til det sociale nævn inden fire uger. Han klagede over afgørelsen, men nævnet mente, at klagen var modtaget en dag for sent. Nævnet spurgte derfor pensionisten, hvorfor han ikke havde klaget inden for klagefristen.
Pensionisten oplyste, at brevet, som kommunen havde dateret den 13. november 2007, først var modtaget på hans adresse den 17. november 2007. Derfor måtte der være sket en fejl enten i kommunen eller i Post Danmark.
Nævnet afviste at behandle klagen, fordi pensionisten havde klaget for sent. Nævnet mente ikke, at der var oplysninger, som støttede, at kommunens brev ikke var kommet frem, dagen efter at det var dateret.
DEN SYGEMELDTE KOM IKKE TIL SAMTALE I JOBCENTERET
Et jobcenter indkaldte i et brev en sygemeldt kvinde til et informationsmøde. Brevet blev sendt som almindelig A-post. Hun mødte ikke op, som hun skulle, hvorefter kommunen i et nyt brev bl.a. meddelte hende, at udbetalingen af sygedagpenge var standset. Kvinden mødte, samme dag som hun modtog brevet om, at sygedagpengene var stoppet, op i jobcenteret og fortalte, at hun aldrig havde modtaget det brev, hvor hun blev indkaldt til informationsmødet.
Jobcenteret vurderede, at brevet var sendt og kommet frem til kvinden, og fastholdt derfor afgørelsen om stop for udbetaling af sygedagpenge. Kvindens faglige organisation klagede over afgørelsen, men beskæftigelsesankenævnet kom til samme resultat som jobcenteret.
Sagerne viser, at man skal kunne stole på, 1) at myndigheder sørger for, at breve bliver indleveret til postvæsenet (samme dag som de er dateret), og 2) at postvæsenet sørger for, at brevene kommer (rettidigt) frem.
BREVE ANSES FOR AT VÆRE FREMME EFTER TO DAGE
Offentlige forvaltningsmyndigheder sender hver dag mange breve med almindelig post. At et brev er kommet frem, betyder, at det er lagt i modtagerens postkasse. I det øjeblik brevet er puttet i modtagerens postkasse, er det modtagerens ansvar at få læst og sat sig ind i indholdet af brevet.
I praksis var udgangspunktet tidligere, at breve sendt med A-post ansås for at være kommet frem til adressaten dagen efter afsendelsen. Fra den 1. januar 2009 har Ankestyrelsen ændret sin praksis, så breve sendt med A-post først anses for at være kommet frem to dage efter afsendelsen. Justitsministeriet har fulgt denne ændring af praksis op ved i maj 2011 (cirkulæreskrivelse nr. 9189 af 10. maj 2011 til samtlige ministerier) at tilkendegive, at breve fremover generelt bør anses for at være kommet frem to dage efter afsendelsen. Baggrunden er oplysninger fra Post Danmark om, hvor stor en procentdel af breve der er kommet frem til modtageren henholdsvis en, to, tre og fire dage efter afsendelsen.
Eksemplerne med folkepensionisten, der ikke fik klaget i tide, og den sygemeldte, der ikke kom til samtale i jobcenteret, stammer begge fra tiden, før praksis blev ændret – dvs. dengang post sendt med A-post som udgangspunkt blev anset for at være kommet frem dagen efter afsendelsen.
Derfor var det i overensstemmelse med praksis, at det sociale nævn i sagen om, hvorvidt folkepensionisten var samlevende eller enlig, anså brevet, som var sendt den 13. november 2007, for at være kommet frem den 14. november 2007. Det var også i overensstemmelse med almindelig praksis at anse breve, som var afsendt fra en offentlig myndighed, for at være kommet frem til adressaten.
Bortset fra at der i dag skal lægges en ekstra dag til postbefordringen, er retsstillingen stadig den samme.
Det er imidlertid ikke alle breve, som sendes med A-post, der når frem til modtageren efter to dage som forudsat efter den nye praksis. Det kan f.eks. skyldes dårligt vejr, arbejdsnedlæggelser eller andre omstændigheder hos postvæsenet, eller at myndigheden som nævnt ikke får indleveret brevet, samme dag som det er dateret. Det er også almindeligt anerkendt, at der er breve, som aldrig når frem til modtageren.
MYNDIGHEDEN BÆRER BEVISBYRDEN
Det retlige udgangspunkt er, at myndigheden bærer ansvaret for, at breve, som myndigheden sender, kommer rettidigt frem til modtageren. Det betyder, at myndigheden skal føre bevis for, at brevet er afsendt og er kommet (rettidigt) frem. Domstolene har behandlet en række sager og har stillet krav om, at myndigheden – for at den har løftet sin bevisbyrde – f.eks. skal
- redegøre for sine rutiner for postafsendelse for at sandsynliggøre, at der ikke sker fejl ved myndighedens postafsendelse, og/eller
- fremlægge kopi af det afsendte brev og fremlægge et journalnotat eller en postliste, hvor det fremgår, hvornår brevet er afsendt.
Herudover skal myndigheden
- redegøre for, at postvæsenet ikke har returneret brevet til myndigheden, og/eller
- undersøge, om der i perioden omkring afsendelsen har været uregelmæssigheder i postomdelingen i det pågældende område.
Endelig skal myndigheden
- undersøge, hvornår eventuelle andre parter eller myndigheder har modtaget deres version af brevet.
Hermed kan der skabes en formodning om, at også brevet til borgeren er blevet håndteret korrekt af såvel myndighed som postvæsen.
I sagen om folkepensionisten (Folketingets Ombudsmands beretning for 2010, sag nr. 2010 14-2) kunne ombudsmanden ikke kritisere, at det sociale nævn lagde til grund, at brevet var kommet frem, dagen efter at det var dateret. Det kunne ombudsmanden ikke, selv om pensionisten havde adskillige eksempler på, at myndigheder havde sendt ham breve, der ikke var afsendt, samme dag som de var dateret. Og det hjalp heller ikke pensionisten, at han kunne henvise til 15 avisartikler og læserbreve, som drejede sig om, at der kunne ske fejl i postbesørgelsen. Kommunen havde nemlig opfyldt de krav, der stilles til myndighedens bevisførelse, for at et brev anses for at være kommet rettidigt frem.
TVIST ENDER VED DOMSTOLENE
Sagen om sygedagpengemodtageren, som ikke mødte op til et informationsmøde i jobcenteret, fordi hun ifølge sine egne oplysninger ikke havde modtaget brevet med mødeindkaldelsen, illustrerer, hvor vanskelig den konkrete bevisbedømmelse kan være.
Ombudsmanden kritiserede (Folketingets Ombudsmands beretning for 2011, sag nr. 2011 1-4), at beskæftigelsesankenævnet ikke havde bedt om nærmere oplysninger om kommunens postafsendelse, før nævnet vurderede, om indkaldelsen til informationsmødet var kommet frem. De oplysninger blev imidlertid tilvejebragt under ombudsmandens behandling af sagen.
Derudover satte ombudsmanden spørgsmålstegn ved, om kommunens interne postafsendelse var så sikker, som den skulle være. Det spørgsmål opstod af flere årsager:
- Det brev, som indeholdt mødeindkaldelsen, adskilte sig fra de øvrige sagsakter ved ikke at være en kopi, men at være udskrevet på almindeligt brevpapir med en rettelse skrevet i hånden direkte på den udskrift, som var sendt til ombudsmanden.
- Kommunens egne oplysninger om forløbet for afsendelsen af et andet brev til sygedagpengemodtageren i samme sag var indbyrdes modstridende.
- En udtalelse i sagen, som var sendt fra kommunen til beskæftigelsesankenævnet, var dateret, 18 dage før den var sendt.
- Kvindens fagforbund havde påvist, at der i andre sager var sket fejl ved afsendelse af post fra kommunen. Det var breve, som ved en fejl var blevet sendt til en anden end adressaten.
Spørgsmålet om udbetaling af sygedagpenge var afhængigt af, om kvinden uden rimelig grund havde undladt at medvirke ved kommunens opfølgning. Og det var selvfølgelig helt afgørende, om hun havde kendskab til, at hun var indkaldt til informationsmødet. Altså om mødeindkaldelsen var kommet frem til hende.
På grund af alle oplysningerne om håndtering af postafsendelsen i kommunen mente ombudsmanden, at beskæftigelsesankenævnet skulle se på sagen en gang til.
Samtidig påpegede ombudsmanden, at en afgørelse om at inddrage sygedagpengene og dermed forsørgelsesgrundlaget for en borger er en usædvanligt indgribende afgørelse. Beskæftigelsesankenævnet genoptog sagen, men fastholdt sin oprindelige afgørelse. Nævnet mente fortsat, at kommunen havde løftet bevisbyrden for, at brevet var afsendt.
På den baggrund henstillede ombudsmanden til Civilstyrelsen, at kvinden fik bevilget fri proces for at få afgørelsen prøvet ved domstolene. Domstolene har nemlig bedre mulighed for at bedømme beviser, fordi de kan afhøre vidner mv. Ombudsmanden behandler derimod sager på skriftligt grundlag.
Civilstyrelsen har nu bevilget fri proces.