”Det er fornuftigt at gøre sagsbehandlingen mere effektiv, men det dur ikke når det går ud over borgernes retssikkerhed. Jeg mener ganske enkelt at der skal navn og underskrift på alle Arbejdsskadestyrelsens breve i de sager hvor der bliver truffet afgørelse,” siger Folketingets Ombudsmand, Hans Gammeltoft-Hansen.
Der er flere grunde til at myndighedernes breve skal være underskrevet. Bl.a. skal myndighederne kunne placere ansvaret for eventuelle fejl i sagsbehandlingen. Og borgerne skal have mulighed for at se om deres sag bliver behandlet af en medarbejder der er inhabil. Ombudsmanden mener derfor at myndighedernes breve i såkaldte afgørelsessager – altså sager hvor der bliver truffet afgørelse – skal være underskrevet af en person. Det er ikke nødvendigt at underskriften er skrevet i hånden. En digital underskrift er også i orden.
Arbejdsskadestyrelsen har nu ændret sit system og sine arbejdsgange sådan at alle breve – undtagen rykkerbreve – bliver underskrevet. Ombudsmanden har henstillet at også Arbejdsskadestyrelsens rykkerbreve fremover bliver underskrevet.
Ombudsmanden blev selv opmærksom på at Arbejdsskadesstyrelsens system og arbejdsgange ikke levede op til kravet om underskrift. Ombudsmandens undersøgelse angår kun Arbejdsskadestyrelsen, men reglerne om underskrift gælder for alle myndigheder, og ombudsmanden håber at denne sag kan forebygge lignende problemer. Af samme grund – altså for at forebygge problemer – orienterer ombudsmanden Videnskabsministeriet om generelle sager om statslige myndigheders IT-systemer.
”Store dele af sagsbehandlingen ved offentlige myndigheder bliver i disse år digitaliseret. Det er en helt naturlig udvikling, men det er vigtigt undervejs at tage højde for de juridiske krav og ikke mindst borgernes retssikkerhed,” siger ombudsmand Hans Gammeltoft-Hansen.
Du kan læse ombudsmandens undersøgelse her
Yderligere oplysninger kan fås hos kontorchef Karsten Loiborg på tlf. 33 13 25 12 eller ombudsmand Hans Gammeltoft-Hansen på mobil nr. 40 43 45 43.
FAKTA
Der har i mange år været et krav om at breve fra myndigheder skal underskrives af en person. Kravet om underskrift gælder stadigvæk – uanset om myn-dighedernes sagsbehandling er digitaliseret eller ikke. Ombudsmanden mener at kravet gælder i alle sager hvor der bliver truffet en afgørelse.
Grundene til at breve skal underskrives er bl.a.:
- at myndigheden skal kunne placere et tjenstligt ansvar for eventuelle fejl
- at borgeren skal have mulighed for at se om brevet er skrevet af en medarbejder der er inhabil
- at en underskrift giver en vis sikring mod fejl og forfalskning
Hvis en medarbejder er inhabil i en sag, må han eller hun slet ikke deltage i behandlingen af sagen. Medarbejderen må ikke engang lave små-ekspeditioner i sagen.
Folketingets Ombudsmand er nedsat for at kontrollere statslige og kommunale myndigheder og andre offentlige forvaltningsmyndigheder. Han er valgt af Folketinget og kan således ikke behandle sager vedrørende Folketinget, ligesom han heller ikke kan behandle klager over landets domstole. Ombudsmanden kan behandle klager over forvaltningsmyndighederne, men han kan også tage sager op på eget initiativ. I 2006 tog ombudsmanden 245 sager op på eget initiativ.