Ombudsmanden iværksatte i 2007 et projekt som satte fokus på myndighedernes sagsbehandlingstid. Emnet er ikke nyt; vi modtager hvert år mange klager over at en myndighed er for længe om at behandle en sag, men på grund af kommunalreformen var der særlig grund til at være opmærksom på dette problem.
Kommunalreformen blev gennemført i 2005-2007. Det var den største omlægning af den offentlige forvaltning i Danmark i mange år, og den krævede en meget stor indsats fra kommuner, amter mv. Men samtidig opstod der risiko for at sagsbunkerne ville vokse. Da der faktisk kom en del flere klager over lang sagsbehandlingstid, besluttede ombudsmanden at gøre dette til et særligt fokusområde. Vi udvalgte derfor nogle bestemte myndigheder som vi ville undersøge nærmere. Det drejede sig om to kommuner, to skatteankenævn, statsforvaltningerne og Patientklagenævnet.
Sammenlægninger gav problemer
Den ene af de kommuner som ombudsmanden undersøgte, var Syddjurs Kommune. Undersøgelsen omfattede kommunens natur-, teknik- og miljøforvaltning.
Her viste det sig at der var problemer. Inden for en række områder var tilgangen af nye sager betydelig større end afgangen af gamle sager, og mange sager var lang tid undervejs. Alvorligst så det ud for visse typer af landbrugssager hvor sagsbehandlingstiden var oppe på 80 uger. Desuden var der en lang række opgaver på natur- og miljøområdet som kommunen ved lov havde pligt til at udføre, men som alligevel ikke blev udført eller kun delvist blev udført. Det gjaldt f.eks. tilsyn med 176 virksomheder som ikke blev udført, og tilsyn med drikkevandsforsyningen som kun blev udført delvist.
Holbæk Kommune var den anden kommune ombudsmanden undersøgte. Undersøgelsen omfattede et bredt område og viste at der på mange områder ikke var problemer med sagsbehandlingstiden. Kommunen slap dog ikke helt for kritik – bl.a. havde jobcentret i en periode på 5 måneder ikke opfyldt sin lovbestemte pligt til at holde individuelle jobsamtaler med kontanthjælpsmodtagere, og der var opstået en sagspukkel vedrørende syge- og barselsdagpenge.
Både Syddjurs Kommune og Holbæk Kommune er opstået ved sammenlægning af flere tidligere kommuner, og det var en vigtig del af forklaringen på problemerne. De nye kommuner havde overtaget et stort antal sager fra de gamle kommuner, der var mange tekniske vanskeligheder ved at sammenlægge flere systemer, og der var mangel på erfarne medarbejdere. Derfor havde ombudsmanden forståelse for at kommunalreformen i en periode havde gjort det svært for kommunerne, men det blev pointeret at det var deres ansvar at denne periode blev kort, og at sagsbehandlingen under alle omstændigheder blev forsvarlig.
I begge kommuner blev forholdene bedre i løbet af 2008, og derfor skrev ombudsmanden i begyndelsen af 2009 at han ikke ville foretage sig yderligere i sagen.
Krav om mål
Statsforvaltningerne blev oprettet i 2007 ved sammenlægning af de gamle statsamter. I alt er der 5 statsforvaltninger, og de hører under Indenrigs- og Sundhedsministeriet.
I forhold til statsforvaltningerne fokuserede vi på de mål der var sat for sagsbehandlingstiden i forskellige typer af sager. Justitsministeriet udsendte tilbage i 1997 et brev til samtlige ministerier, styrelser mv. med en henstilling om at opstille målsætninger for hvor hurtigt de vil behandle forskellige typer af sager. Undersøgelsen i forhold til statsforvaltningerne viste at der ikke var opstillet mål i alle sagstyperne hvor statsforvaltningerne træffer afgørelser i forhold til borgerne. Det henstillede ombudsmanden at man gjorde, og at målene blev offentliggjort. Indenrigs- og Sundhedsministeriet mente dog at det var tilstrækkeligt med mål for sagsbehandlingstiderne vedrørende hovedopgaverne i statsforvaltningerne samt en række af de mindre sagsområder. Dog ville informationen til borgerne om sagsbehandlingstider blive udbygget på forskellig måde. På den baggrund besluttede ombudsmanden ikke at foretage sig mere i sagen.
Ombudsmanden har dog i 2009 igen fokuseret på sagsbehandlingstiderne i en af statsforvaltningerne som tilsyneladende har særlige problemer. Denne sag er ikke afsluttet.
Klagenævn
I projektet valgte vi også at se nærmere på nogle klagenævn som ganske vist ikke var direkte berørt af kommunalreformen, men til gengæld udførte borgernære opgaver. Det gjaldt skatteankenævnene for Lolland-Falster og Vendsyssel. Det viste sig at de to skatteankenævn havde en gennemsnitlig sagsbehandlingstid som var acceptabel. Ombudsmanden kritiserede dog at de to skatteankenævn i en række tilfælde ikke havde at give besked til parten i en sag når sagen trak ud (Undersøgelse af sagsbehandlingstiden hos Skatteankenævn Lolland-Falster og Undersøgelse af sagsbehandlingstiden hos Skatteankenævn Vendsyssel).
Sagsbehandlingstiden var til gengæld uacceptabel lang i Sundhedsvæsenets Patientklagenævn. Det var både Patientklagenævnet og Sundhedsministeriet enige i. På et møde i efteråret 2007 blev problemerne drøftet, herunder mulige tiltag for at løse dem. Efter yderligere korrespondance om sagen meddelte Sundhedsministeriet i 2009 at det måtte forventes at sundhedsministeren inden længe ville fremsætte et lovforslag om et nyt patientklagesystem. Vi bad derfor om at blive holdt underrettet om dels det nye patientklagesystem, dels udviklingen i sagsbehandlingstiderne.
Frustration hos borgerne
For den borger som har en sag hos en myndighed, er det tit et stort problem når sagen er gået i stå. I mange tilfælde henvender borgerne sig flere gange til myndighederne og beder om at sagen bliver fremskyndet, uden at det hjælper. Derfor føler de borgere der henvender sig til ombudsmanden, sig ofte meget frustrerede og hjælpeløse.
Det gjaldt også et ægtepar som tilbage i november 2005 havde klaget til Skov- og Naturstyrelsen over at kommunen havde givet tilladelse til kvægproduktion på en naboejendom. Da sagen trak ud, bad ægteparret flere gange om at sagen blev fremskyndet. Da det ikke hjalp, klagede de til ombudsmanden. Det viste sig at sagen havde ligget 13 måneder hos Skov- og Naturstyrelsen uden at blive behandlet. Så var sagen overgået til Miljøklagenævnet hvor den havde ligget yderligere 1 år og 9 måneder. Først i maj 2009 traf Miljøklagenævnet afgørelse. Selv om der var undskyldende omstændigheder, udtalte ombudsmanden alvorlig kritik af sagsbehandlingen.
I særlige tilfælde kan det få alvorlige konsekvenser at en sag trækker ud. Højesteret behandlede i 2004 en sag om en mand som havde måttet vente i mange år på at en kommune behandlede hans ansøgning om byggetilladelse til en vindmølle. Manden fik en psykisk lidelse – et kronisk belastningssyndrom – på grund af den lange sagsbehandlingstid. Kommunen skulle dog ikke betale ham erstatning fordi den ikke havde kunnet forudse at sagen ville få så alvorlige følger (Ugeskrift for Retsvæsen, 2005, s. 523).
Hvor lang tid må der gå?
Det følger af reglerne om god forvaltningsskik at myndighederne skal behandle sagerne så hurtigt som muligt og inden for rimelig tid. Og hvis en sag trækker ud, skal borgeren have besked om hvorfor, og hvornår den forventes at blive færdig. Hvis myndigheden får en rykker fra borgeren, bør den normalt svare borgeren straks hvis der var rimelig grund til at sende rykkeren. I svaret bør myndigheden oplyse hvorfor sagen ikke er færdig, og hvornår den kan forventes at være færdig.
Reglerne om god forvaltningsskik er udviklet i ombudsmandens praksis gennem en lang årrække. Ombudsmandens udtalelser om god forvaltningsskik er blevet fulgt op af Justitsministeriet som har gengivet reglerne i en vejledning om forvaltningsloven.
Herudover findes der rundt om i lovgivningen spredte regler om hvor lang tid en myndighed må bruge på bestemte opgaver. Men lovgivningen har ingen almindelige regler om sagsbehandlingstid.
I sociale sager gælder der dog en almindelig regel om at kommunen skal behandle spørgsmål om hjælp så hurtigt som muligt. Desuden skal kommunen på de enkelte sagsområder fastsætte frister for hvor lang tid der må gå fra modtagelsen af en ansøgning, til afgørelsen skal være truffet. Fristerne skal offentliggøres. Hvis fristen ikke kan overholdes i en konkret sag, skal ansøgeren skriftligt have besked om hvornår ansøgeren kan forvente en afgørelse. Disse regler fremgår af den sociale retssikkerhedslov.
Når ombudsmanden skal bedømme konkrete sager, ser vi naturligvis på hvor lang den samlede sagsbehandlingstid har været. Men vi ser også på om sagen efter sin karakter kræver en afgørelse på et bestemt tidspunkt: Hvis en forælder f.eks. i god tid søger om samvær med sine børn i juledagene, bør statsforvaltningen naturligvis tage stilling til sagen før juledagene. Noget andet vi ser på, er omfanget af de undersøgelser myndigheden skal foretage, den sædvanlige sagsbehandlingstid og de løbende ekspeditioner i sagen. Vi undersøger også om myndigheden undervejs har givet borgeren tilstrækkelig information om hvad der sker i sagen.
Selv om en sag har været længe undervejs, kan det godt tænkes at myndigheden ikke får kritik. F.eks. undlod ombudsmanden i en sag fra 2005 at kritisere et amt som havde været flere år om at behandle en sag om miljøgodkendelse af et dambrug. Det viste sig at amtet havde brugt en stor del af tiden på at vente på dels at få nødvendige oplysninger fra ejeren af dambruget, dels at kommunen og Miljøstyrelsen traf nødvendige afgørelser.
Projektet om sagsbehandlingstid blev indledt i 2007 og afsluttet i 2009. Desværre får vi stadig lige så mange klager over for lang sagsbehandlingstid som lige efter kommunalreformen. I 2007 kom der 759 klager, og i 2009 fik vi 765 klager. Vi vil derfor stadig have fokus på udviklingen i myndighedernes sagsbehandlingstid.