FOLKETINGETS OMBUDSMAND
Gammel Torv 22. 1457 København K
Telefon 33 13 25 12. Telefax 33 13 07 17
Personlig henvendelse 10-15
Dato: 11. maj 2005
J.nr.: 2003-3284-980
Sagsbehandler: SIA
(Bedes anført ved henvendelser)
Akt. nr.: 83
Pressemeddelelse
Fejl i politiets behandling af bøde-sager
Folketingets Ombudsmand Hans Gammeltoft-Hansen, kritiserer på væsentlige punkter politiets sagsbehandling i 75 sager om betaling af bøder.
Ombudsmandens undersøgelse viser at politiets behandling af bødesagerne er præget af en række fejl i sagsbehandlingen og overtrædelse af grundlæggende forvaltningsretlige regler.
Kritikken går blandt andet på at sagerne er præget af mangelfuld dokumentation, at det har været umuligt for ombudsmanden at vurdere hvorvidt sagerne er tilstrækkeligt oplyst og om afgørelserne i sagerne har været lovlige, netop fordi dokumentationen er mangelfuld, at reglerne i persondataloven om underretning ikke er fulgt, at klagevejledningen er mangelfuld, at både udgående og indgående dokumenter/breve af betydning i flere tilfælde ikke er gemt, at skyldneren (den person, der skal betale en bøde) – så vidt det er dokumenteret – ikke i alle tilfælde er blevet hørt efter reglerne, og at kravene til at afgørelser skal begrundes ikke er fulgt i forbindelse med afgørelser hvor en skyldner ikke har fået fuldt ud medhold.
Undersøgelsen vedrører sager hvor borgere – efter at have fået en bøde, i de fleste tilfælde for overtrædelse af færdselsloven – beder om henstand med at betale, vil betale bøden i flere afdrag eller ønsker at få eftergivet en bøde. Undersøgelsen omfatter i alt 75 sager fra fem politikredse, fordelt på 15 sager fra henholdsvis Assens, Roskilde, Thisted, Tårnby og Århus politikredse.
Folketingets Ombudsmand bad, da undersøgelsen blev iværksat, de fem politikredse om at udvælge hver 15 sager efter bestemte kriterier, blandt andet at ansøgeren (den person, der havde fået en bøde) havde fået afslag på sin ansøgning om at få henstand, at betale i afdrag eller at få eftergivet bøden. Politiet oplyste at det ikke var teknisk muligt at finde sådanne sager ved søgninger i politiets IT-systemer, og ombudsmanden mente at det ville være uforholdsmæssigt ressourcekrævende manuelt at lede efter dem.
Ombudsmanden valgte derfor i stedet at udvælge en mere tilfældig gruppe sager, hvor der kun i nogle tilfælde – det kan være svært endeligt at afgøre, idet sagsdokumentationen som nævnt er mangelfuld - ses at være givet afslag.
Folketingets Ombudsmand bemærker at han tidligere har iværksat 16 andre projekter af egen drift, og at de undersøgte myndigheder i forbindelse med disse andre projekter ikke har haft nævneværdige vanskeligheder ved at finde de sager som han har ønsket skulle indgå i undersøgelsen.
"I relation til Folketingets Ombudsmand og andre kontrolinstanser må det selvsagt give anledning til principiel betænkelighed at et administrativt system ikke er indrettet således at det er muligt at finde frem til de afgørelser som er truffet ud fra relativt overordnede, objektive og relevante kriterier," skriver ombudsmand Hans Gammeltoft-Hansen i sin redegørelse.
Ombudsmanden tilføjer at det kan give "anledning til store betænkeligheder" at myndighederne ikke selv – når praksis i disse sager skal fastlægges – i de administrative systemer kan finde relevante, lignende sager.
Vedlagt er en uddybning af undersøgelsens resultater samt hele ombudsmandens rapport.
Yderligere oplysninger hos Folketingets Ombudsmand, telefon 33 13 25 12. Kontorchef Karsten Loiborg, eller ombudsmand Hans Gammeltoft-Hansen.
Fakta om Folketingets Ombudsmands undersøgelse af 75 bødesager
- Undersøgelsen opfatter 75 sager fra fem politikredse. Der er i forbindelse med de 75 undersøgte sager truffet 150 enkelte afgørelser – 104 om afdragsvis betaling, 45 afgørelser om henstand og én afgørelse om eftergivelse.
- I ingen af de 75 sager er de personer, der var idømt en bøde, blevet orienteret (underrettet) om at personoplysninger om dem behandles elektronisk.
Af persondataloven (§ 28 og § 29) fremgår det at den ansvarlige for et edb-register (i dette tilfælde politiet) skal orientere den registrerede om at den pågældende er registreret, samt give forskellige yderligere oplysninger.
Dette er ikke sket.
Myndighederne har gjort gældende at der ikke i disse sager er pligt til at underrette den registrerede, under henvisning til en undtagelse i persondataloven ( § 2, stk. 4, 2. pkt.) om behandling af personoplysninger "der foretages for politi og anklagemyndighed inden for det strafferetlige område".
På baggrund af en udtalelse fra Datatilsynet mener ombudsmanden ikke at de undersøgte sager er omfattet af denne undtagelse.
Ombudsmanden henstiller derfor til Rigspolitichefen om at indrette politiets IT-systemer og sagsbehandlingsrutiner sådan at skyldnere fremover orienteres i overensstemmelse med persondataloven.
- I ingen af de 75 sager er det dokumenteret at de personer, der var idømt en bøde, er blevet partshørt. Hvis partshøring er sket mundtligt, er det ikke noteret. Af forvaltningsloven (§ 19) fremgår det at en myndighed ikke må træffe afgørelse i en sag, før myndigheden har gjort parten i sagen bekendt med disse oplysninger og givet parten lejlighed til at udtale sig. Det gælder dog kun hvis oplysningerne er til ugunst for parten. I de konkrete sager har det – fordi dokumentationen er mangelfuld – ikke været muligt at afgøre i hvilken udstrækning der er truffet afgørelser til ugunst for skyldneren, og det har således været umuligt at efterprøve om der er partshøringsmangler.
- I fire tilfælde i 73 af sagerne (i to af de 75 sager ses der ikke at være truffet nogen afgørelse) har den person, der er idømt en bøde, i en skriftlig ansøgning bedt om henstand og/eller bedt om at måtte betale bøden i flere afdrag. I de øvrige 146 tilfælde (som nævnt er der tale om 75 sager med i alt 150 enkeltstående afgørelser) må de pågældende personer på anden vis, for eksempel mundtligt eller ved at have udfyldt et skema om deres økonomi, have bedt politiet om henstand eller om at måtte betale en bøde i flere afdrag. Der er i 18 tilfælde udsendt et økonomiskema, men der findes i intet tilfælde et udfyldt skema på sagen. Det fremgår af lovgivningen (straffuldbyrdelsesloven og bødebekendtgørelsen) at myndigheden – i dette tilfælde politiet – skal undersøge sagen grundigt, blandt andet ved at vurdere personens nuværende og fremtidige betalingsevne, undersøge om der er mulighed for at inddrive pengene ved at tilbageholde løn, samt blandt andet indhente oplysninger om skyldnerens (og dennes husstands) økonomi.
Af offentlighedsloven (§ 6) fremgår det at en myndighed, der mundtligt modtager oplysninger af betydning for afgørelsen en sag, skal gøre notat om indholdet af oplysningerne.
Ombudsmanden har ved undersøgelsen måttet konstatere at der ikke i de undersøgte sager er dokumenteret en oplysning af sagerne som kan anses for tilstrækkelig.
Det er ikke muligt for ombudsmanden at afgøre om den manglende oplysning af sagerne skyldes at politiet faktisk ikke oplyste sagen tilstrækkeligt, da den skulle afgøres, om sagen faktisk er helt eller delvist oplyst, men at oplysningerne ikke er noterede – således at der er sket en tilsidesættelse af notatpligten - eller om dokumenter til brug for oplysning af sagen ikke er bevaret.
- I en række af de 75 sager – det nærmere antal er det på grund af sagernes manglende dokumentation ikke muligt at afgøre – har politiet ikke givet den person, der er idømt en bøde, en begrundelse for hvorfor den pågældende helt eller delvist ikke har fået imødekommet sit ønske om henstand eller om at betale i afdrag.
Ifølge forvaltningsloven skal en myndighed begrunde hvorfor den har truffet en bestemt afgørelse og hvilke oplysninger myndigheden har lagt vægt på. Det gælder dog kun i sager hvor myndigheden har truffet en beslutning der går borgeren imod.
- I ingen af de 75 sager har det været muligt for ombudsmanden at undersøge hvorvidt politimestre har truffet lovlige afgørelser i overensstemmelse med de gældende regler på området. Det skyldes mangelfuld dokumentation i form af notater, manglende gengivelser af sagens faktum og manglende henvisning til retsregler i afgørelserne.
- I ingen af de 75 sager er der givet en klagevejledning der lever op til lovens krav. Ifølge forvaltningsloven (§ 25) skal myndigheden give præcis vejledning om hvilken klageinstans, borgerne kan klage til hvis den pågældende er utilfreds med en afgørelse, og myndigheden skal i den enkelte klagevejledning forholde sig konkret til den enkelte sag. Det fremgår ikke af klagevejledningen i de undersøgte sager at der er en klagefrist på to måneder.
Klagevejledningen oplyser intet om hvorvidt en klage kan have opsættende virkning (i hvilke tilfælde en person, der er idømt en bøde, kan vente med at betale indtil vedkommendes klage er behandlet.). Den klagevejledning, der er givet i disse bødesager, er generel og ikke konkret i forhold til den enkelte sag.
I vejledningen tales der om "dom, vedtagelse eller administrativ afgørelse", men det fremgår ikke af brevene hvornår en konkret bøde er henholdsvis idømt, vedtaget eller påtalt.
Det fremgår af vejledningen af det er muligt at klage "såfremt aftaleordningen afviger fra Deres tilbud." Der er flere problemer med dette: Formuleringen er langt fra klar, og det er efter ombudsmandens opfattelse myndigheden – og ikke den pågældende borger – der skal vurdere og tage stilling til hvorvidt der i den konkrete sag er mulighed for at klage.
Hertil kommer at bl.a. denne formulering kunne give det indtryk at forvaltningsafgørelser kan erstattes af en aftale mellem borgeren og forvaltningen. Noget sådant er der på det undersøgte område ikke hjemmel til.
- I en række af de 75 sager har ombudsmanden konstateret at indgåede dokumenter i de enkelte bødesager – der ifølge notater i edb-systemet er modtaget – ikke findes "fysisk" på sagen. Ombudsmanden konstaterer at det er tilfældigt hvilke indgåede dokumenter der (stadig) kunne findes på sagerne, da ombudsmanden kort tid efter sagernes afslutning iværksatte sin undersøgelse. Rigspolitichefen har oplyst at han – når inddrivelsen restancer overgår til en central myndighed – vil præcisere reglerne om opbevaring af dokumenter.
- I kun tre af de 75 sager ses myndigheden på sagen at have gemt kopier af udgående breve. Ombudsmanden mener, at hvis der ikke på en offentlig myndigheds sager findes autentiske brevkopier – eller hvis de ikke på anden vis er tilgængelige og hurtigt kan udskrives på papir (mindst indtil de efter reglerne kan kasseres) – indebærer det ikke blot en kritisabel overtrædelse af forvaltningsloven, offentlighedsloven og arkivreglerne, men det skaber også en – efter omstændighederne – særdeles uheldig bevismæssig usikkerhed om myndighedernes behandling af sagerne. Ombudsmanden har bedt de enkelte politimestre og Rigspolitichefen om at forklare hvordan de vil sikre at der gemmes kopi af alle individuelle breve, der ikke umiddelbart kan udskrives af edb-systemet. Samtlige har oplyst at de vil sikre at der opbevares kopier af udgående breve, der ikke umiddelbart kan udskrives fra edb-systemet.
- I to ud af 75 sager har myndige personer der var idømt en bøde, ladet sig repræsentere af en anden person – i det ene tilfælde den pågældendes moder, i et andet tilfælde en kæreste. Efter forvaltningsloven (§ 8) kan en part til enhver tid lade sig bistå eller repræsentere af andre. Det kræver dog at den person, der har fået en bøde, skal give fuldmagt dertil. I ingen af de to sager fremgår det at personen har givet denne fuldmagt. Ombudsmanden peger på at det "er af stor betydning" at der er "tilstrækkelig dokumentation" for at personen faktisk har ønsket at lade sig repræsentere sig af en anden, og det er myndighedens ansvar at dokumentationen er til stede. I en tredje sag optrådte en mor på en mindreårigs vegne, men det var ikke dokumenteret i sagen at moderen havde del i forældremyndigheden over den mindreårige.