Ombudsmanden undersøgte opgraderingen af Skatteforvaltningens ESDH-system (elektronisk sags- og dokumenthåndteringssystem). Undersøgelsen blev foretaget i medfør af ombudsmandslovens § 17, stk. 2, hvorefter ombudsmanden kan gennemføre generelle undersøgelser af en myndigheds behandling af sager.
Ombudsmanden anførte, at også når der er tale om en opgradering af et it-system, må den ansvarlige myndighed foretage de analyser mv., der er nødvendige for at sikre, at systemet (fortsat) kan understøtte korrekt anvendelse af den relevante lovgivning mv.
Skatteforvaltningens ESDH-system understøtter bl.a. sagsbehandling – ofte på tværs af en styrelse og på tværs af flere styrelser – hvor der træffes afgørelser over for borgere og virksomheder.
Efter ombudsmandens opfattelse illustrerede opgraderingen af ESDH-systemet, at mange it-systemer ikke anvendes isoleret, men samvirker med andre systemer eller indgår i sagsbehandling hos flere myndigheder. En forsvarlig tilrettelæggelse af udviklingen eller opgraderingen af et it-system forudsætter således bl.a., at den ansvarlige myndighed overvejer, om – og i givet fald hvordan – it-systemet skal virke i samspil med andre it-systemer eller anden sagsbehandling.
For så vidt angår forløbet efter implementeringen af et it-system anførte ombudsmanden bl.a., at den ansvarlige myndighed bør følge op på, om it-systemet som forudsat understøtter korrekt anvendelse af lovgivningen. Hvis it-systemet samvirker med andre it-systemer og myndigheder, kan opfølgningen ske ved bl.a. dialog og koordinerende samarbejde mellem de involverede myndigheder.
(Sag nr. 21/01501)