En journalist klagede til ombudsmanden over, at Statsforvaltningen, Tilsynet havde udtalt, at Aarhus og Københavns Kommune ikke havde været forpligtet til at foretage dataudtræk fra kommunernes lønsystemer af oplysninger om bl.a. løn for kommunernes ansatte.
Tilsynet henviste til, at en myndigheds lønsystem efter tilsynets opfattelse ikke var en database i offentlighedslovens § 11’s forstand, og lagde i den forbindelse vægt på, at bestemmelsen – ifølge forarbejder og praksis – ikke omfatter databaser, der i det væsentligste føres med henblik på at tjene interne, administrative mål.
Ombudsmanden fandt, at Aarhus og Københavns Kommunes lønsystemer i overensstemmelse med det generelle udgangspunkt i offentlighedslovens § 11 om, at retten til dataudtræk principielt omfatter alle typer af databaser, måtte anses for databaser i bestemmelsens forstand.
Ombudsmanden lagde vægt på, at lønsystemerne opfyldte de tekniske betingelser for at være databaser, og at oplysningerne i systemerne blev anvendt i forbindelse med administrativ sagsbehandling, bl.a. i forbindelse med lønudbetaling og fastsættelse af løn. Det fremgår af forarbejderne til offentlighedslovens § 11, at bestemmelsen ikke giver ret til dataudtræk fra en myndigheds journalregister. Men ombudsmanden lagde vægt på, at dette efter hans opfattelse ikke skal forstås sådan, at databaser, der i første række (i det væsentligste) føres med henblik på interne, administrative formål, generelt set ikke er omfattet af offentlighedslovens § 11.
Ombudsmanden henstillede herefter til Statsforvaltningen, Tilsynet at genoptage sagerne med henblik på fornyede overvejelser om retten til dataudtræk fra Aarhus og Københavns Kommunes lønsystemer.
(Sag nr. 15/04253)